|
|
 |
|
|
| |
|
|
| |
Rugalmas követés - az ERP-rendszer testre szabása a Griffsoft-nál |
|
| |
|
|
| |
Nem könnyű az ERP-szállító élete, ha a közigazgatási szférában tevékenykedik. Átalakítások, megszűnések és az intézmények összevonásai színesítik a bevezetést.
A GriffSoft Zrt. történelme egészen 1982-ig nyúlik vissza: ebben az időszakban a vállalati gazdasági munkaközösség formában működő vállalkozás szakemberei könyvelőgépeket váltottak ki TPA-számítógépekkel, emlékezett vissza Szajbély György elnök-vezérigazgató. A közigazgatás területére 1991-ben lépett be a cég, amikor egy főiskolára vezették be ügyviteli rendszerüket. Munkatársaik ekkor tapasztalták először a közigazgatási intézményekbe való bevezetés sajátosságait. Először, de nem utoljára, hiszen innentől fogva minden fejlesztés során figyelembe vették a szféra speciális igényeit, a területre vonatkozó, a központi költségvetést és az önkormányzatokat érintő külön jogszabályokat.
A folyamatos fejlődés eredménye az is, hogy a cég a központi közigazgatási szervek ügyviteli piacának körülbelül 60 százalékát birtokolja, amely több száz intézményt jelent, s emellett az önkormányzati piac meghatározó szereplője is.
Fontos a szakember
Ennek leglényegesebb eleme az volt, hogy a cég szakemberei időben megtanulták: más a költségvetési és más a társasági ügyvitel. A szakembergárdát is ennek megfelelően alakították ki, részben saját képzéssel, részben a közigazgatástól érkezett munkatársakkal. Ma a munkatársak közül 50-60-an kifejezetten a terület szakértőjének számítanak.
Több olyan terület is van, ahol markáns eltérések fedezhetők fel az állami és a piaci szereplők vállalatirányítási, ügyviteli rendszereiben. Említhető a költségvetési szervek előirányzat-kezelése, a kötelezettségvállalás és teljesülésének vizsgálata (előzetes szerződések követése), amelyek mind speciális megoldást igényelnek. Ezeknek megfelelően számos, a magyar költségvetési szabványoknak megfelelő egyedi fejlesztés is elkészült, de az ügyviteli rendszer magja alkalmas mindkét piaci szegmens kiszolgálására (legyen szó mondjuk a készlet- vagy eszközgazdálkodásról).
A tapasztalatok szerint a megszorítások gyakorlatilag a megoldásszállítóknak teremtenek piacot. A költségvetési szervek pénzügyi forrásainak szűkülése előtérbe helyezi a gazdálkodás hatékonyságának növelését is. Gazdálkodni pedig akkor lehet, ha rendelkezésre állnak a megfelelő adatok - ez viszont egy korszerű rendszert feltételez.
Az önkormányzatokra az is jellemző, hogy egy integrált vállalatirányítási rendszer bevezetése intézményi konszolidációval is együtt jár. Az egységes ERP-rendszer bevezetését az egyes intézmények összevonása, a struktúra ésszerűsítése, egységesítése, esetleg önálló intézményből részben önállóvá válása követi vagy előzi meg. Ez egyben rengeteg tartalékot is megjelenít, mind a pénzügy, mind a humán erőforrás területén.
A vállalatirányítási rendszert szállító cégek rugalmasak tudnak lenni; a sokéves tapasztalatok alapján olyan egységes és jól működő megoldásokat kínálhatnak fel, amelyek már beváltak és jól működnek. A rendszerrel együtt egy, a folyamatokra, a megoldásokra vonatkozó know-how is a megrendelő önkormányzat vagy kormányzati szerv birtokába kerül. A hasonlóság, az azonos megoldások használata azonban függ a megrendelőtől is. Amíg a központi költségvetési intézményekben lehet nagyon nagy mértékű hasonlóságot is találni (sőt itt elvárások is vannak a pénzügy és a számvitel azonos kezelésére), addig az önkormányzatoknál jóval több a sajátosság.
Az eltérő intézmény- vagy településméret eltérő igényeket is jelent. Sokszor előfordul, hogy nagyvárosokban, nagyobb településeken az oktatási vagy/illetve a szociális intézmények, könyvelését, pénzügyi feladatait egyetlen "könyvelőirodából" látják el. Mellettük lehetnek önálló intézmények is, amelyeket közvetlenül az önkormányzathoz "kötnek be".
A kisebb önkormányzatoknál a kevesebb számú közintézmény ellátásához elégséges a direkt kapcsolatok kiépítése vagy egyetlen, az önkormányzathoz kapcsolódó nagy gazdálkodási egységhez kapcsolása.
A kialakuló struktúrára általában az jellemző, hogy az önkormányzatok az intézményeiket valamilyenfajta gazdálkodási egységen keresztül kötik be az önkormányzat egységes rendszerébe. A kérdés az, hogy például az ilyen gazdálkodási egységből egy vagy több van, vagy hogy az egységek szakmailag vagy területi elv szerint válnak szét. Többféle megoldás ismert, de jellemzően legfeljebb kétszintű struktúra jön létre, a gazdálkodási szervek és a direkt elérésű intézmények szintjeivel.
Ez persze azt jelenti, hogy minden önálló egységnek saját pénzügyi adatbázisa is van, hiszen mindegyikük - az esetleges központosított gazdálkodás ellenére is - külön készíti el saját mérlegét.
Első kézből
A bevezetések során az önkormányzatok szakértőinek munkája mellett is fontos, hogy a bevezető cég további segítséget nyújtson. Szajbély György szerint gyakori, hogy a bevezetést fontolgató vagy már aktívan tervező önkormányzatok szakemberei tapasztalatszerzés céljából a szállítótól függetlenül meglátogatnak olyan önkormányzatokat, amelyek már hosszabb-rövidebb ideje használják a kiszemelt ERP-rendszert.
A döntést végül az önkormányzat gazdasági vezetői hozzák meg, az informatika pedig lebonyolítja, és sok esetben vezeti is a bevezetési projektet. Ők szolgáltatják az infrastruktúrát, amelyre a szállító saját megoldását építi fel.
Az önkormányzatok és a központi kormányzati szervek vezetői rendszeresen igénybe veszik az informatikai szakemberek segítségét a döntéshozatalhoz. A helyi informatikai infrastruktúra ismerete igen fontos a projekt tervezésénél. Sok esetben a döntést meghozó gazdasági vezető is az informatika területéről "keveredett át" a pénzügyi területre.
Nem véletlenül említettük a projektvezetést: sok helyen az ehhez szükséges tudás és tapasztalat az informatikánál gyűlt össze, hiszen jellemzően itt történtek már nagyobb bevezetések, zajlottak le sikeres projektek. A gazdasági szervek ritkán vezetnek be egy ERP-rendszerhez hasonló komplex megoldást. A bevezetendő megoldással szembeni követelményeket, feltételeket azonban már a pénzügy határozza meg.
A szabványosított elemekkel építkező rendszerek szabványosított tudást is hoznak, de azért mindenütt vannak nagyon speciális feladatok, amelyeket egy-egy adott helyen kell megoldani. Ez nem is annyira az önkormányzatokra jellemző, mint inkább a közigazgatási szervezetekre. Egy büntetés-végrehajtási szerv egészen más, egyedi folyamatokkal dolgozik, ami teljesen eltér mondjuk egy oktatási vagy egészségügyi intézmény folyamataitól. Ez általában klasszikus szoftverfejlesztési feladat: akár a szállító alakít ki különleges modulokat, akár a már meglévő, az intézmény által használt egyedi alkalmazást kell az ERP-rendszerhez illeszteni. Nagyon ritkán fejeződik be a projekt az ERP-rendszer leszállításánál és beüzemelésénél...
Menet közben
Néha a rendszert fogadó közigazgatási intézményrendszer jelentős mértékű átalakulása is kemény feladat elé állítja a szállítókat. Erre említette példaként Szajbély György az Országos Tisztifőorvosi Hivatalt: a hivatalhoz és az ahhoz kapcsolódó megyei ÁNTSZ-ek egységes ERP-rendszerének bevezetésére kötöttek szerződést a múlt év vége felé. Szilveszter előtt néhány nappal kiderült, hogy teljes regionális átalakítás történik, s magában az OTH-ban is több intézményt vonnak össze. Ez persze a már tervezett és kialakított folyamatokat is alaposan "átrendezte" a projekt kellős közepén.
A GriffSoft jelenleg is dolgozik a Rendőrség és a Határőrség integrációjánál, hiszen mindkét helyen az általuk szállított Forrás ügyviteli rendszer működik. Jelenleg itt még igen képlékeny mind a regionális egységek kialakítása, mind az új intézményi infrastruktúra - a fejlesztőnek pedig rugalmasan kell követnie az újabb és újabb elképzeléseket.
(Trautmann Balázs)
|
|
|
|
