Egy gazdálkodási rendszer bevezetése alapos tervezéssel és előkészítéssel kezdődik. A bevezetés első fázisában megtörténik az ügyfél tevékenységeinek és információs igényeinek felmérése, amely alapján majd konfiguráljuk a rendszert, beállítjuk a paramétereket, a rendszertáblákat és kialakítjuk a törzsadatokat. A törzsadatok elvi kialakítását követően a konkrét tételek adatbekérő Exceleken bekérjük, amelyeket beimportálunk az adatbázisba. Mindeközben megtörténik a szoftverkörnyezet felépítése és a programok telepítése.

A bevezetés következő fontos szakasza a felhasználók képzésével és a rendszer tesztelésével folytatódik. Ebben a fázisban e-learning segítségével és személyes képzésekkel segítjük a leendő felhasználókat az új rendszer kezelésének elsajátításában. A munkatársak oktatása kiemelt szerepet kap, hiszen a rendszer elfogadottsága és hatékony használata nagyban múlik a felhasználók felkészültségén. Az oktatásokat követően lehetőséget adunk nekik egy tesztkörnyezeten keresztül a funkciók kipróbálására, tesztelésre, gyakorlásra. Amennyiben az új gazdálkodási rendszer más alkalmazásokkal is kapcsolódik interfészeken keresztül, különösen fontos az alapos tesztelés, majd a teszteket követően a rendszer – szükség szerinti – finomhangolása. Az egyes analitikák élesben való elindítása előtt szükség lehet adatmigrációra – jellemzően a nagyobb tételszámot tartalmazó nyitóadatoknál – pl. tárgyi eszköz állomány, vagy készletnyitó esetén. Ez nagyon fontos része a bevezetésnek, mert az adatminőség jelentősen befolyásolja a rendszer sikeres működését.

A bevezetést követően egy ideig szükség van intenzív támogatásra és nyomon követésre, hogy az esetleges problémákat gyorsan orvosolni lehessen és beálljon a rutinszerű működés az ügyfeleinknél. Természetesen a teljes bevezetést projektszerűen a szükséges dokumentációk átadásával végezzük el.

Ezek a feladatok együttesen biztosítják, hogy a gazdálkodási rendszer hosszú távon hatékonyan támogassa a ügyfeleink céljait és működését.