VONALKÓDOS ESZKÖZLELTÁR

 

Az eszköz vonalkódos leltár modul az alábbi igényeket, elvárásokat, követelményeket teljesíti: 

A leltározó rendszer rendeltetése szerint segíti az eszközök és értéknélküli készletnyilvántartások leltározási feladatait. Biztosít egy olyan felületet, melynek segítségével lehetővé válik a fizikai számbavételezés adatgyűjtő eszközökkel támogatott lebonyolítása. A vonalkódos technika alkalmazásával egyaránt növelhető az adatbiztonság és a feldolgozás hatékonysága.

A rendszer a leltározási munka definiálásától a leltárjegyek generálásáig lehetségessé teszi a folyamat nyomon követését. A kívánt leltározás fordulónapjának és típusának meghatározását követően ezek alapján legelső lépésként az analitikus nyilvántartások ide vonatkozó részhalmazának leválogatása történik meg. Az így átvett adatok tanulmányozására, vizsgálatára a rendszer egy olyan felületet biztosít, amely segítséget nyújt a leltározási munka előkészítéséhez. A modul funkciói e köré a nyilvántartás köré épülnek.

 

A rendszer lehetőséget biztosít:

• vonalkódos címkék nyomtatására
• különböző adatgyűjtő eszközökkel való kommunikációra az adatok exportálása és importálása során
• kézi adatkarbantartásra
• a felrögzített, vagy betöltött adatok sokrétű ellenőrizhetőségére, hibafeltárásra
• az analitikákba történő bejegyzésekre
• leltárjegyek generálására

A folyamat végén elkészülő leltárjegyek még nem jelentik a feldolgozási folyamat lezárását, de a modul hatáskörének ez az utolsó lépcsőfoka. Ezt követően a Forrás Integrált Ügyviteli Rendszer eszköz és értéknélküli készlet analitikájában történhet meg a leltár végleges kiértékelése.

 

Az adatgyűjtő eszköz lehetőséget biztosít az eszközök fizikai számbavételezésekor:

• a számbavételezés helyének kiválasztására
• a vonalkódok pontos és gyors leolvasására
• a vonalkód szerint fellelt eszköz beazonosítására
• az eszköz esetleg vonalkódos gyári számának leolvasására és tárolására
• az eszköz egyéb jellemzőinek rögzítésére és tárolására
• többlet eszközök adatainak rögzítésére és tárolására
• pontos és gyors adatforgalmi kommunikációra

 

Végül a rendszer lehetőséget biztosít az analitikákba történő korrekt adattovábbításra, a Forrás rendszer adatmodelljének és követelményeinek megfelelően.

 

Forrás vonalkódos eszközleltár modul leírása

 

• Leltár

A Forrás ügyviteli rendszer a kézi és a vonalkódos leltározási folyamatot egyaránt támogatja. A kézi leltározás az eszköz analitika része, míg a vonalkódos leltár külön modulban történik. Minden egyes eszköz nyilvántartási alapadata tartalmaz egy egyedi, csak az adott eszközre jellemző vonalkódot is. Az eszközhöz tartozó tartozékok az eszköz vonalkódját hordozzák, saját sorozatszámukkal kiegészítve. A vonalkódot a rendszer az általa adott azonosítóból, vagy a leltári számból képezheti, de ettől eltérő is lehet.
A rendszeren belül két vonalkód azonosító nem fordulhat elő, így alkalmas az eszközök egyértelmű, kizárólagos beazonosítására. Ezen tulajdonsága alapján a vonalkód leltározásra, valamint az eszközök nagymennyiségű mozgatásának lebonyolítására is alkalmas. Az eszközök fizikailag rájuk, vagy törzslapjukra ragasztott, vonalkódot tartalmazó címkével azonosíthatók leltározás, áttárolás során. A vonalkódot is tartalmazó címke formátumának megtervezését, és annak kinyomtatását a rendszer támogatja.

 

• Kézi leltár (Eszköz modul része)

Főbb funkciók:

• Leltározások

Leltárak definiálását teszi lehetővé, a leltár fordulónapjának, és a leltár minősítésének meghatározásával. Szűréseket is adhatunk esetleges részletárak készítéséhez.

• Leltárfelvételi ív

Leltárkörzet bontásban nyomtatható a nyilvántartás szerinti mennyiséggel, vagy a nélkül, tartozékokkal, vagy tartozékok nélkül.

• Leltárjegyek

A leltárjegyek tartalmazzák a ténylegesen felleltározott eszközöket és tartozékokat mennyiségben. A felvitel generatív funkcióval támogatott, a tényleges mennyiséget
a kitöltött leltárfelvételi ívek alapján felhasználói karbantartással kell rögzíteni.

• Leltár kiértékelés

A leltárjegyek és a könyvszerinti nyilvántartás mennyiségi összevetése alapján a leltárkiértékelés mennyiségben, bruttó, nettó értékben készül. A leltár lezárása akkor lehetséges, ha a leltár kiértékelést követően a leltáreltérések a nyilvántartáson átvezetésre kerültek.

 

• Vonalkódos leltár (Vonalkódos modul része)

A vonalkódos leltározás ugyan külön modulban történik, ennek ellenére szerves része az integrált rendszernek. Kapcsolata a rendszerben az eszköz analitikával, illetve a Forrás SQL közös törzseivel van. A külvilággal pedig a különböző vonalkódos adatgyűjtő eszközökön keresztül tartja a kapcsolatot.

A adatgyűjtő eszköz lehet: laptop vagy netbook a hozzá kapcsolódó Bluetooth-os scannerrel, vagy PDA, beépített scanner-el. Egyéb vonalkód olvasók, adatgyűjtők is kapcsolhatók a rendszerhez, de ezek támogatása részünkről egyedi fejlesztést igényel.

A modul feladatai, közé tartozik a leltározandó adatok átvétele az analitikából, az átvett adatok továbbítása az adatgyűjtő eszközökhöz, majd az adatgyűjtők által feldolgozott adatok fogadása, a fogadott adatok első szintű kiértékelése, a kiértékelési információk továbbítása az analitika felé.

 

Ezzel a módszerrel a leltározók és az analitikusok leltározás során felmerülő feladatai és felelősségei élesen elválaszthatóak és nyomon követhetőek. A leltározáshoz célszerű meghatározni az eszköz alapadatok táblában, hogy az adott eszközt egyeztetéssel, vagy számbavételezéssel szeretnénk leltározni. Meg kell azt is adnunk, hogy a vonalkódot, tartalmazó címkét ráragasztjuk-e az eszközre, vagy egy törzslapon gyűjtjük.

 

• Leltárdefiníció

Minden egyes leltár egyedi azonosítóval ellátott. Itt határozhatjuk meg a leltár fordulónapját, a leltározandó eszközök körének esetleges szűkítését. Választhatunk, hogy u.n. „címkéző” leltárt készítünk e, azaz most látunk el minden eszközt vonalkóddal, vagy „ismétlő” leltárt veszünk fel, ahol már felragasztott címkékkel dolgozunk. Az eszközökön kívül a cikkszám szerint nyilvántartott érték nélküli készletek legyűjtését is megadhatjuk.

 

• Leltárfelvételi ív

Hagyományos értelemben vett leltárívet itt nem használunk, helyette a leltárdefiníciónak megfelelő adatokat vesz át vonalkódos leltári modul az eszközanalitikából. A legyűjtött adatokat, valamint meghatározott törzseket (leltárkörzet, cikk, személy, partner, munkahely/objektum stb.) az előre meghatározott, rendszerben felvett adatgyűjtő eszközök számára átadja a modul.

 

• Leltárfelvétel

A leltározó csoportok a legyűjtött adatokkal, illetve előre kinyomtatott vonalkódot tartalmazó címkékkel indulnak leltározni.. A leltárkörzet, munkahely/objektum, vagy személy leltározásának befejezésével leltárívet nyomtathatnak a leltározók, és azt ott helyben aláírathatják a felelősökkel. Amennyiben nem megoldott a helyszíni nyomtatás, úgy a laptop-ra fejlesztett leltározó programban egy leltár ellenőr jogkörrel rendelkező személy lezárhatja a leltárívet, így abba módosítani már nem lehet. A többletként fellelt eszközök beazonosítását külön törzs segíti. A hibásan rögzített gyári számok javítására a gyári szám vonalkódjának beolvasásával nyílik lehetőség. A leltárfelvétel végén az adatokat vissza kell tölteni a vonalkódos leltári modulba.

 

• Vonalkódos kiértékelés

Ebben a modulban is kell egy kiértékelést végeznünk, de ez nem helyettesíti az analitika kiértékelését. 

Funkciói:

• a visszatöltött adatok konzisztenciájának vizsgálata,

• a többször felvett eszközök kiszűrése,

• hiány – többlet megfeleltetés

• az új vonalkódok, új gyári számok, új tárhelyek bejegyzése az analitikába.

 

• Leltárjegy Generálás

A vonalkódos kiértékelés zárásaként a vonalkódos modul leltárjegyeket generál az eszközanalitika részére. Az analitikában ilyenkor nem kell leltárjegyeket generálni, a leltárjegyeket a vonalkódos leltármodul a ténylegesen fellelt mennyiségekkel adja át. A modul hatáskörének ez az utolsó lépcsőfoka.

 

• Leltárjegy kezelése (eszköz modulban)

A leltárjegyeket – szigorú sorszámozású bizonylat – szintén teljes körűen, illetve
a leltárdefiníciónak megfelelő szűréssel generálja a program. Ezek a legenerált bizonylatok nyitottak, így az analitika még módosíthatja saját dokumentumai, bizonylatai alapján, mivel feltételezzük, hogy a leltár idejére az eszközök mozgatása, beszerzése, áthelyezése nem minden esetben állítható le. A leltárjegyek tétel adatainál van lehetőség leltározott mennyiségek módosítására, melyeknek a javításokat követően a ténylegesen fellelt mennyiséget kell tartalmazniuk.

 

• Leltár előzetes kiértékelése

A leltár kiértékelése alkalmas egy eszközt csak akkor teljesen rendben lévőnek tekinteni, ha a leltárjegyen és az eszköz tárolási helyében lévő valamennyi információ a tárolási helyről megegyezik, vagy csak az adott leltárkörzet alapján teljesen rendben lévőnek tekinteni, függetlenül a többi tárhely információtól. Az előzetes kiértékelés a hiány és többlet adatokat a könyv szerinti és a leltározott mennyiség alapján, mutatja ki.
A kimutatás alapja lehet egy esetleges leltárfelvétel korrekció elrendelésének (a leltározók újra kimennek egy adott leltárkörzetbe, pótlólagos leltárfelvételre), illetve sor kerülhet a végleges hiány – többlet megállapítására.

 

• Leltáreltérés kezelése

A megállapított leltár hiányt és többletet a program által biztosított menük használatával lehet kezelni. Hiány esetén az eszközök csoportosan kivezethetők leltárhiány mozgásnemmel. Többlet esetén új eszközt kell felvinni leltártöbblet mozgásnemmel.

 

• Leltár eredmény

Ezzel a funkcióval egy adott leltár eredménye mennyiségben és értékben bármikor lekérdezhető visszamenőlegesen is. A leltárhiány és többlet mennyiségét és értékét (bruttó, nettó érték) a program a ténylegesen rögzített bizonylatokból gyűjti.  Több leltár eredménye együttesen is lekérdezhető, illetve lehetőség van főkönyvi szerinti szám bontásban lekérni az eredményt.

 

• Leltár zárása

A leltározás befejezéseként a leltárt le kell zárni. Ez akkor megengedett, ha már megegyezik a leltárjegyeken rögzített mennyiség az eszközkartonokon szereplő mennyiséggel.