A SmartBrick rendszer

 

Általános leírás:
 

A SmartBrick egy integrált, moduláris ügyviteli szoftver, amely kiterjedt támogatást nyújt az ingatlankezelésben és ingatlanüzemeltetésben, azaz a létesítménygazdálkodásra jellemző munkafolyamatokban és nyilvántartásokban.

Moduláris, mert az egymástól megkülönböztethető funkcionalitásokat elkülönítve csoportosítja, illetve integrált, mivel ezeket a funkcionalitásokat, modulokat az iparági és logikai szabályoknak megfelelően olyan módon köti össze, hogy a kapcsolódó munkafolyamatok gördülékenyen és magától értetődően kezeli, támogatja. Továbbá biztosítja az adat duplikálás, megtévesztő alias-ok elkerülését a nyilvántartások központi adatkezelése útján.

Hiánypótló megoldást nyújt felhasználóknak, szakembereknek, döntéshozóknak és adminisztrátoroknak; egyaránt biztosít nyomonkövethetőséget, monitoring lehetőségeket a napi ügymenetek és a több éves stratégiák tervezésének/követésének tekintetében is.

 

Kiemelkedő általános funkciói a teljesség igénye nélkül:

 

Időbélyeges adatnyilvántartás

A fenti kifejezés azt jelenti, hogy a modulokban végzett bizonyos adatkezelések dátumhoz kötődnek, így visszakereshetővé válnak az adott dátumhoz tartozó, érvényes adatok a jelenleg érvényes tartalomtól függetlenül is.

Jogosultsági rendszer

Biztosítja számunkra az adatokhoz és funkciókhoz tartozó tevékenységek hozzáférhetőségét attól függően, hogy egy adott felhasználóhoz milyen jogosítványokat kívánunk hozzárendelni. Felhasználói sablonok meghatározásával ezek a jogosítványok, jogosultságok tipizálhatók, így válik elérhetővé, hogy azonos munkakörben dolgozó felhasználók azonos jogosultságokkal rendelkezzenek.

Naplózás

Jegyzi és eltárolja, hogy ki, mikor, milyen tevékenységet végzett a szoftverben, ezáltal biztosítva a kívánt mértékű transzparenciát és kontrollt.

Központosított törzsadat-nyilvántartás

Nem csak az adott modulban tudjuk törzsadatinkat kezelni, karbantartani, hanem egy központi helyen is elérhetőek számunkra legfontosabb adataink, így könnyítve meg azok karbantartásának folyamatát.

WEB-es platform és online adatkezelés

Tekintettel az iparágra jellemző sajátosságokra, a rendszer nem igényel telepítést, illetve kötött munkaállomást. Szabadon elérhető a megfelelő eszközökről, amennyiben van internetkapcsolat és megfelelő jogosultság.

 

A felsorolt szakterületek az általános hazai létesítménygazdálkodási gyakorlatban előforduló feladatok 90%-át kezelik. A 10%-ot kitevő egyedi igények figyelembe vétele, a szoftver kiegészítése, módosítása a bevezetés során testreszabással történik.

 

Modulok rövid ismertetése:

 

Ingatlan modul

Célja a felhasználó szervezet munkájához, vagyonához kapcsolódó ingatlan típusú eszközök hierarchikus nyilvántartása.

Ingatlanok hierarchikus nyilvántartását teszi lehetővé az adott hierarchia szinthez tartozó adattartalommal. Ez az egyik legbeágyazottabb modul az integritást tekintve.

Adattartalmát tekintve az Ingatlan modul a legrészletesebb modul, amely hatékonyan és teljes mértékben képes kiszolgálni felhasználóját, legyen az egy vállalkozás néhány bérleménnyel, egy egész országra kiterjedő portfólióval rendelkező közigazgatási intézmény, vagy ingatlanhoz kapcsolódó szolágáltatásokkal foglalkozó szervezet.

A hierarchikus szerkezet legmagasabb szintje a Területi Egység, legalacsonyabb pedig a Helyiség, így a felhasználó számára egy rendezett, átlátható, személyre szabott és könnyedén használható struktúra kialakítása lehetséges.

Mindegyik szint típusokba sorolható, így nem csak a hasznosítás, de a Felhasználó ügyviteléhez igazodó csoportosítások is lehetővé teszik a rugalmas megjelenítések és egyedi szűrések beállítását, használatát. Ezen funkciók nagyfokú szabadságot adnak a napi ügyviteltől a döntéshozásig terjedő információk csoportosításához, áttekintésükhöz.

Kiemelt funkciója a térkép támogatás, az ingatlanokat koordináták felvétele után elérhetővé teszi a térképen, így földrajzi elhelyezkedés tekintetében is tág portfólió esetén is könnyed áttekintést biztosít.

 

Partner modul

Célja a felhasználó szervezettel kapcsolatban lévő természetes- és jogi személyek nyilvántartása.

Ebben a modulban vannak nyilvántartva felhasználó mindazon partnerei, amelyekkel direkt, vagy indirekt ódon, de hivatalos kapcsolatban áll. Ezek a partnerek lehetnek például beszállítók, vevők, bérlők, bérleményt használók, felhasználó saját munkavállalói.

A partnerek minden fontos és szükséges paraméterét meg lehet adni, amiknek alapján később keresni, szűrni, rendezni is lehet őket.

Kifejezett előnye ennek a modulnak, hogy nem szükséges különböző kimutatásokból, archívumokból előkeresni korábbi, vagy aktuális partnereinket, hanem egy felületen, a szükséges információ tartalommal tudjuk rendezett formában nyilvántartani partnereinket.

Külső szakrendszerhez (pl. pénzügy analitikai rendszer) kapcsolva lehetőség van a partner törzs két irányú szinkronizálására, azaz a speciális interface programmal összekapcsolt szakrendszer bármelyikében lehetőség van a partner adatok karbantartására, módosítására.

További funkciója a költöztetés tervezését és lebonyolítását támogató almodul, amelyben átláthatóan tudjuk a jelenlegi és a tervezett kihasználtságot és munkahely elrendezéseket áttekinteni, szerkeszteni.

 

Bérleti szerződések modul

Bérleti szerződések nyilvántartása mellett a szerződések adatai alapján elvégzi azokat a szükséges számításokat és műveleteket, amelyek alapján a szerződéseket már feldolgozott formában használ a többi kapcsolódó modul.

Felülete áttekinthető, használata pedig magától értetődő és gördülékeny. A piacon elérhető megoldásokkal ellentétben az SmartBrick Bérleti szerződés modul az egymástól lehető legtávolabb álló bérbeadói sajátosságokat is könnyen és áttekinthetően kezeli. Minden olyan információ és módosítási lehetőség elérhető és beállítható, amivel egy bérbeadással foglalkozó szervezet munkája során kiemelten sokszor találkozik. Különös figyelemmel azokra a területekre, amelyek napi, de legalábbis rendszeres feladatként jelentkezek a bérbeadónál. Ilyen például az indexálás, bérelt területek változását támogató funkció, a különböző opciók és időszakok kezelése, óvadék és kedvezmények beállítása. Lehetőség van szerződések jövőbeni változásának előregisztrációjára, amelyek egy előre definiált időpontban lépnek érvénybe, így garantálva a zökkenőmentes folytonosság megtartását.

A felhasználó által kezelt felületen jól elkülönítve szerepelnek a logikailag és ügyvitel szempontjából összetartozó adatok, ezáltal válik kezelése rendkívül egyszerűvé és magától értetődővé. Amennyiben a felhasználónak jól definiálható sablon szerződései vannak, létre lehet hozni ezen mintákat és hozzárendelni bizonyos típusú szerződésekhez, így az adatregisztrációt követően azonnal nyomtatható szerződés jön létre. 

 

Költségvetés modul

Célja az átlátható tervezés és nyomonkövetés biztosítása rugalmasan beállítható kiterjedéssel a kívánt érvényességi kört illetően.

A modul lehetővé teszi, hogy költségvetések létrehozásakor definiáljuk azokat a tételeket, amelyek szerepet játszanak egy-egy ingatlan pénzügyi tervezésében, illetve biztosítja a felhasználó számára a valós idejű nyomonkövetését terv/tény összehasonlításban. Ennek részeként fontos funkció, hogy egy adott hibabejelentéshez kiválaszthatjuk, hogy melyik költségvetést fogja érinteni a hozzá kapcsolódó pénzügyi tranzakció. Ugyancsak össze van kapcsolva a Számlaiktatás nyilvántartás modullal, így a beérkező számlák felosztásánál módunkban áll megjelölni, melyik költségvetést terheli az adott tétel.

Költségvetéseinket típusokba sorolhatjuk, érvényes pénzügyi  évet határozhatunk meg hozzájuk, választhatunk aktív/inaktív státusz között, egységárakat és díjtételeket rendelhetünk hozzájuk,  illetve meghatározhatjuk hatáskörüket is.

 

Help Desk modul

Célja az üzemeltetéssel kapcsolatosan felmerülő hibajelenségek, tervezett munkálatok regisztrálása, munkavégzés teljes körű definiálása, jóváhagyások kezelése, szolgáltatási színvonal ellenőrzése és kezelése. A modul teljes mértékben lefedi és biztosítja a hibabejelentések kezelését a beérkezéstől a garanciális vizsgálatokig. Kezeli a bejelentések nyilvántartását, a bejelentővel való kapcsolattartást, egyedileg is paraméterezhető munkalapokat részletes műszaki és erőforrás adat tartalommal, továbbá a jóváhagyások és igazolások is mind elektronikusan  végezhetők el.

A hibabejelentő és kezelő rendszer összekapcsolható az anyagraktárral, foglalások és anyagfelhasználás indítható a Help Desk rendszeren keresztül.

A Help Desk modul összekapcsolható a tevékenység modullal is, melynek segítségével egyrészt az ott definiált SLA tevékenységek és kapcsolódó paramétereik behivatkozhatók a hibajegyekhez, másrészt az előre meghatározott tevékenységek hibajegy formájában automatikusan feladódhatnak a HelpDesk modulba, ahol munkalappal kezelhetők.

 

Tevékenység modul

Célja a felhasználó szervezete által használt és alkalmazott, első sorban üzemeltetéshez kapcsolódó tevékenységek rögzítése. Ezeket a tevékenységeket típusokba sorolhatjuk, ezáltal hozva létre csoportokat, valamint különböző gyakoriságokkal párosíthatjuk őket és egyedi egységárakat társíthatunk hozzájuk. Ennek kapcsán akár egyéni SLA-kat (Service Level Agreement) hozhatunk létre. Ezeket az SLA-kat egyúttal ingatlanokhoz és azok helyiségeihez is társíthatjuk, így biztosítva a költségvetéssel való összeköttetést és az egyedi igének kielégítését.

 

Berendezések modul

Külön modulban tudjuk kezelni berendezéseinket minden lényeges és egyedi információikkal, továbbá ezeket a berendezések az előre létrehozott csoportokba sorolhatjuk. Egyenes kapcsolat került kialakításra az Ingatlan modul és a Berendezések modul között, így pontos információkkal rendelkezhetünk egy adott helyiségben létező berendezésekről. Ezen túlmenően ugyancsak szoros kapcsolat van a Tevékenység modullal, ahol pedig az üzemeltetéssel összefüggő feladatokat lehet definiálni a berendezések tekintetében.

 

Közművek modul

Hiánypótló megoldás a közmű jellegű szolgáltatások és a hozzájuk kapcsolódó mérőberendezések, fogyasztók és fogyasztások részletes nyilvántartására. Külön kezeli a szolgáltató és kereskedő típusú szállítókat így alkalmazkodva a liberalizált piac struktúrájához, valamint ezáltal válik elérhetővé az éves beszerzéseket megelőző igényfelmérés és tervezés egyedülállóan egyszerűvé.

Egyedi algoritmus szolgál a mérőberendezések zökkenőmentes és információvesztés nélküli és hierarchikus adminisztrációjára. Mérőberendezések egymáshoz való viszonyát a felhasználó olyan hierarchikus elrendezésben tudja regisztrálni, amilyen elrendezésben azok valójában léteznek. Fogyasztások rendszeres regisztrációját pedig, egy külön erre a célra fejlesztett exportálható táblázat segíti, ami lehetővé teszi tömeges óraleolvasás esetén az adatok "egy nyomógombos" bevitelét a modulba.

 

Számlaiktatás nyilvántartás modul

A modulban hajtható végre a bejövő számlák, azok felosztása, igazolása és jóváhagyása elektronikusan. Az igazolás és felosztás jogosultsági és illetékességi rendszere egyedileg paraméterezhető, továbbá a számlák aktuális státuszuk alapján lekérdezhetők. A rendszer szinkronizálható a pénzügy-számviteli rendszerrel a költséghelyek és költség nemek tekintetében, hogy a számla felosztásával az előkontírozás is megtörténhessen. Összeköttetésben áll az Ingatlan modullal és a Bérleti szerződés modullal, így veszi figyelembe a felosztások esetében a bérlemény aktuális kihasználtságát. Az iktatott, felosztott és igazolt számlák elektronikusan (interface kapcsolat) átküldhetők a pénzügyi rendszerbe, ahol a generálandó számlák alapjául szolgálnak.