Adatvédelmi tájékoztató

a partner vállalkozásokkal folytatott üzleti kapcsolatok során felmerülő személyes adatok kezelésével összefüggésben

 

I.            Bevezetés

Az adatvédelem rendkívül fontos számunkra, és szeretnénk átláthatóságot biztosítani az Ön személyes adatainak kezelésével kapcsolatban.  

Kérjük, olvassa el ezt a tájékoztatót, és amennyiben adatvédelemmel kapcsolatos kérdése van, forduljon hozzánk bizalommal a következő elérhetőségeken:

Adatvédelmi tisztviselő: Becher és Torma Ügyvédi Iroda

Tel: 06-1-450-2200

Elérhetőség: dpo@griffsoft.hu

A jelen nyilatkozat tájékoztatást nyújt a személyes adataihoz fűződő jogairól, és ismerteti azokat az alapelveket, amelyeket a Társaságunk követ az Ön személyes adatainak kezelése során.

 

II.            Ki kezeli az Ön személyes adatait?

Társaság neve	GriffSoft Informatikai Zrt.
Székhelye	1041 Budapest, Görgey Artúr utca 69-71.
Cégjegyzék száma	01-10-049196
Adószáma	12573936-2-41

 

III.         Milyen adatokat kezel a Társaság?

Név	A kapcsolattartás során elengedhetetlen és nélkülözhetetlen adat. A Társaság és a partner vállalkozás közötti kapcsolattartást szolgálják.
Beosztás/funkció/partner vállalkozás adatai	A kapcsolattartás során elengedhetetlen, hogy a Társaság megfelelő információval rendelkezzen arra vonatkozóan, hogy milyen minőségben tartják az adott személlyel a kapcsolatot.
E-mail cím	Teljes mértékben a kapcsolattartást szolgálja. Személyes adatnak akkor minősül, hogy az magán e-mail cím és nem pedig a partner vállalat által biztosított. Tehát az e-mail címnek nem kell személyes adatot (pl. név, beosztás) tartalmaznia, de erről a partner vállalkozás dönt.
Telefonszám	A kapcsolattartás során elengedhetetlen és nélkülözhetetlen adat.

 

IV.            Mi az adatkezelés célja?

Az adatkezelés célja a Társaság és az üzleti partnerei közötti kapcsolattartás biztosítása, a szerződés elkészítése és a szerződésből fakadó kötelezettségek teljesítése, jogok gyakorlása. Az adatkezelés kiterjed a szerződés alapján megvalósuló esetleges további dokumentumokkal kapcsolatos adatkezelésekre (nyilatkozatok, utasítások kezelése összhangban a szerződéssel).  

 

V.            Milyen jogalapon kezeljük az Ön adatait?

Az adatkezelés jogalapja a Társaság és a partner vállalkozás jogos érdeke az általános adatvédelmi rendelet[1] 6. cikk (1) bekezdés (f) pontjával összhangban.  

A jogos érdek mint jogalap alkalmazása során a Társaságnak két követelményre kell figyelemmel lennie: (i) a Rendelet és az Info tv. rendelkezéseit teljes mértékben figyelembe kell vennie, (ii) el kell végeznie az ún. érdekmérlegelési tesztet.

Az érdekmérlegelési teszt során a Társaság elsősorban megvizsgálta, hogy a Társaság és partner vállalkozás érdekei jogosak-e, ahhoz feltétlenül szükséges-e a személyes adatok (pl. név, beosztás, telefonszám) kezelése.

E tekintetben a Társaság meghatározta a jogos érdekeit és egyben az adatkezelés célját: az üzleti életben nélkülözhetetlen folyamatos kapcsolattartás biztosítása az üzleti partnereinek képviselőivel, illetve azok munkavállalóival. Az adatkezeléssel érintett munkavállalók magánszférához való joga és az információ önrendelkezési joga e tekintetben minimális korlátozást szenved. Megállapítást nyert, hogy nem állnak rendelkezésre olyan alternatív megoldások, amelyek alkalmazásával személyes adatok kezelése nélkül megvalósítható a tervezett és jogszerű üzleti cél.

A jogos érdek fennállása tehát megállapítható, ugyanis (i) az érintett a személyes adatok gyűjtésének időpontjában és azzal összefüggésben észszerűen számíthat arra, hogy adatkezelésre az adott célból sor kerülhet, (ii) valamint az adatkezelés szükségessége arányban áll a jogos érdekkel.

 

VI.            Mennyi ideig kezeljük az Ön adatait?

Az adatkezelésre az üzleti kapcsolattartáshoz szükséges ideig kerül sor, illetve a jogszabály alapján kezelt adatok esetében a jogszabályi kötelezettségek teljesítésének ellenőrzéséig. Amennyiben adatai a szerződésben rögzítésre kerültek, úgy a szerződésre irányadó megőrzési ideig (azaz annak megszűnését, megszüntetését követően az esetleges igények elévüléséig, várhatóan 5 évig).  

Amennyiben Ön már nem munkavállalója az üzleti partner vállalkozásnak, úgy személyes adatai törlésre kerülhetnek az erről szóló értesítést követően haladéktalanul, ha azok az alapul fekvő szerződésben vagy más – Társaságunk által jogszerűen kezelt dokumentumban nem szerepelnek.

 

VII.            Ki férhet hozzá a személyes adatokhoz?

A személyes adatokhoz a Társaság kapcsolatot tartó munkavállalói, a Társaság vezető tisztségviselői, illetve a Társaság könyvelést végző, illetve az adminisztrációs végző munkavállalói férnek hozzá a feladataik ellátása érdekében.

Csak kivételes esetben adjuk át az érintett személy adatait harmadik személynek, ha jogszabály így rendelkezik vagy az a Társaság jogi kötelezettségének teljesítése érdekében szükséges.

 

VIII.            Egyéb esetleges releváns információ

A Társaságunk profilalkotást vagy automatizált döntéshozatalt nem alkalmaz.

 

IX.            Az adatkezeléssel kapcsolatos jogok és jogorvoslati lehetőségek

Fontos számunkra, hogy Ön tisztában legyen a személyes adataihoz fűződő jogaival.

Az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 rendelete a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK rendelet hatályon kívül helyezéséről (általános adatvédelmi rendelet - GDPR) 15-20. cikkei alapján Ön jogosult arra, hogy a kezelt személyes adatai tekintetében:

a)        a személyes adatokhoz hozzáférjen:

§  Ön jogosult arra, hogy a Társaságtól visszajelzést kapjon arra vonatkozóan, hogy személyes adatainak kezelése folyamatban van-e, és ha ilyen adatkezelés folyamatban van, Ön jogosult arra, hogy a személyes adatokhoz hozzáférést kapjon, valamint tájékoztatást kapjon a kezelésükkel kapcsolatos körülményekről. A kért tájékoztatás többek között a következő adatokra terjedhet ki: az adatkezelés céljai; a személyes adatok kategóriái; azon címzettek vagy címzettek kategóriái, akikkel, illetve amelyekkel a személyes adatokat a Társaság közölte vagy közölni fogja; a személyes adatok tárolásának tervezett időtartama; valamint amennyiben az adatokat nem közvetlenül Öntől gyűjtötték, a forrásukra vonatkozó minden elérhető információ.

b)       a személyes adatok helyesbítését kérje:

§  Ön jogosult arra, hogy kérésére a Társaság indokolatlan késedelem nélkül helyesbítse a pontatlan személyes adatokat, valamint, hogy kérje a hiányos személyes adatok kiegészítését. 

c)        a személyes adatok törlését kérje:

§  Ön jogosult arra, hogy kérésére a Társaság indokolatlan késedelem nélkül törölje a személyes adatokat, ha az alábbi indokok valamelyike fennáll:

o   a személyes adatokra már nincs szükség;

o   ha az adatkezelés alapját képező hozzájárulás visszavonásra kerül, és az adatkezelésnek nincs más jogalapja;

o   Ön tiltakozik az adatkezelés ellen és nincs elsőbbséget élvező jogszerű ok az adatkezelésre;

o   ha a személyes adatokat a Társaság jogellenesen kezelte;

o   ha a személyes adatokat jogszabály alapján törölni kell.

§  Az adatot a Társaság nem törli, amennyiben az adatkezelés a következő okok valamelyikéből szükséges: (i) a véleménynyilvánítás szabadságához és a tájékozódáshoz való jog gyakorlása céljából; (ii) a személyes adatok kezelését előíró jog szerinti kötelezettség teljesítése céljából; (iii) vagy jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez, illetve védelméhez szükséges.

d)       a személyes adatok kezelésének korlátozását kérje:

§  Ön jogosult arra, hogy kérésére a Társaság korlátozza az adatkezelést, amennyiben az alábbiak valamelyike teljesül:

o   Ön vitatja a személyes adatok pontosságát, ez esetben a korlátozás arra az időtartamra vonatkozik, amely lehetővé teszi, hogy a Társaság ellenőrizze a személyes adatok pontosságát;

o   az adatkezelés jogellenes, és Ön ellenzi az adatok törlését, és ehelyett kéri azok felhasználásának korlátozását;

o   a Társaságnak már nincs szüksége a személyes adatokra adatkezelés céljából, de Ön igényli azokat jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez; vagy

o   Ön tiltakozott az adatkezelés ellen; ez esetben a korlátozás arra az időtartamra vonatkozik, amíg megállapításra nem kerül, hogy az adatkezelő jogos indokai elsőbbséget élveznek-e az érintett jogos indokaival szemben.

o   Az adatkezelés korlátozása estén a korlátozással érintett személyes adatokat a tárolás kivételével csak az Ön hozzájárulásával, vagy jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez, vagy más természetes vagy jogi személy jogainak védelme érdekében, vagy az Unió, illetve valamely tagállam fontos közérdekéből lehet kezelni. A korlátozás feloldásáról a Társaság előzetesen tájékoztatást nyújt Önnek.

e)        tiltakozzon a személyes adatai kezelése ellen:

§  Ön jogosult arra, hogy a saját helyzetével kapcsolatos okokból bármikor tiltakozzon személyes adatainak a Társaság jogos érdekén alapuló kezelése ellen. Ebben az esetben a Társaság a személyes adatokat nem kezelheti tovább, kivéve, ha bizonyítja, hogy az adatkezelést olyan kényszerítő erejű jogos okok indokolják, amelyek elsőbbséget élveznek az Ön érdekeivel, jogaival és szabadságaival szemben, vagy amelyek jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez kapcsolódnak.

f)        a személyes adatokat megkapja és azokat egy másik adatkezelőnek továbbítsa, amennyiben ennek jogszabályi előfeltételei fennállnak (adathordozhatósághoz való jog):

§  Amennyiben az mások jogait és szabadságait nem sérti, Ön jogosult arra, hogy személyes adatait tagolt, széles körben használt, géppel olvasható formátumban megkapja. Jogosult továbbá arra, hogy ezeket az adatokat a Társaság közvetlenül továbbítsa egy másik adatkezelő részére, ha

a)       az adatkezelés az Ön hozzájárulásán, vagy olyan szerződés teljesítéséhez szükséges, amelyben Ön az egyik fél, vagy az a szerződés megkötését megelőzően az Ön kérésére történő lépések megtételéhez szükséges; és

b)      az adatkezelés automatizált módon történik, azaz a személyes adatok kezelésére informatikai rendszerben és nem papír alapon kerül sor. 

g)       amennyiben a személyes adatok kezelésére hozzájárulása alapján kerül sor, úgy hozzájárulását bármikor visszavonhatja.

§  A Társaság indokolatlan késedelem nélkül, legkésőbb a kérelem beérkezésétől számított 20 napon belül nyújt tájékoztatást a kérelem nyomán hozott intézkedésről, vagy annak elmaradása okairól.

§  Amennyiben Ön nem ért egyet válaszunkkal, visszajelzésünkkel jogorvoslati lehetőségek állnak rendelkezésére, így bírósághoz fordulhat vagy panaszt tehet a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnál (NAIH, székhely: 1125 Budapest, Szilágyi Erzsébet fasor 22/c; telefonszám: +36 1 391 1400; fax: +36 1 391 1410; e-mail: ugyfelszolgalat@naih.hu).

 

 Alulírott, a fenti adatkezelési tájékoztatót a mellékelt szerződés tekintetében átvettem és azt az érintett munkavállalóknak továbbítom, elérhetővé teszem:

 

Kelt: ______________, _____.___.___.

Partner vállalkozás neve:

Képviselő személy:

Aláírás: