Elektronikus számlák kezelése a Forrás .Net programban

Elektronikus számlázással kapcsolatos projektjeink nem újkeletűek, több ügyfelünk részére fejlesztettünk már egyedi megoldásokat, melyek az intézmények igényeire szabottan biztosítják a szükséges funkcionalitást. Napjainkban egyre nagyobb szerepet kapnak az elektronikus számlák, és a helyfüggetlen munkavégzés. Az egyre növekvő igényekre válaszul a Forrás.Net rendszert alkalmassá tettük az elektronikus számla kiállítására és fogadására is egyaránt, olyan új korszerű funkcionalitással, amely – bizonyos feltételek teljesülése esetén - elérhetővé válik a szolgáltatás megrendelést követően a rendszerkomponensek telepítésével és az ügyféligényeknek megfelelő paraméterezéssel.

Elektronikus számla küldés

Az elektronikus számla kiállítása a rendszerkomponensek telepítése és a szükséges paraméterezések elvégzése után a pénzügyi modul vevőszámla nyomtatása/bizonylatok csoportos nyomtatása funkcióival indul. Előáll a bizonylati tömb alapján beállított számla formátum kép szerinti PDF, a NAV online adatszolgáltatás szerinti XML állomány, amelyet beágyazunk a PDF-be. A paramétereknek megfelelően ellátjuk a megfelelő elektronikus aláírással, majd a megadott mappába letároljuk. Amennyiben email küldés is beállításra került, úgy az emailt továbbítjuk a megadott email címre.

Elektronikus és papír alapú szállítói bizonylatok fogadása és feldolgozása

Új megoldásainkkal, az elektronikus számla kiállítás mellett, az elektronikus számla fogadást és feldolgozást is támogatjuk. A NAV felé ez év júliusától valamennyi belföldi adóalanyok közötti ügyletről online módon, egységes struktúrában adatot kell szolgáltatni, függetlenül az áfa összegétől. A NAV lehetőséget biztosít az adóalanyoknak, hogy ellenőrizhessék a hozzájuk beérkező számlák valódiságát aszerint, hogy az megtalálható-e a NAV-nak beküldött számlák között. Ezt kihasználva a GriffSoft kiépített egy interfész kapcsolatot, hogy az említett számla adatokat le tudja tölteni a NAV-tól a Forrás rendszerbe. A NAV-os interfész kapcsolatnak köszönhetően a Forrás képes a bizonylat beérkezést követően tömegesen a számla fej adatokat letölteni az elektronikus számla feldolgozó modulba. A letöltés nap végén ütemezetten és automatikusan történik. Itt csatolhatjuk a beérkező bizonylat elektronikus számlaképét a számla kézhezvételét követően. A beolvasott bizonylatok egy egyedi "E-számla azonosító" kapnak, ami egy sorszám. A "Bizonylatszám" adat majd a pénzügy modulba történő átadást követően kerül kitöltésre az ott generált bizonylatszám alapján. A számla többi adata módosítható a köztes felületen „F”-Feldolgozott vagy „E”-Ellenőrzött státuszban. Az ellenőrzött adatokkal visszük át a Pénzügyi modulba a számlát, a Bizonylatszám mezőbe bekerül a pénzügyben kapott bizonylatszám (ekkor válik véglegesített státuszúvá). A véglegesítéshez bizonyos kódkonverziók szükségesek, amelyek a letöltött állomány és a Forrás törzsadatainak megfeleltetésére szolgálnak.

A számla fejadatainak letöltése után a feldolgozás többféleképpen történhet. Lehetőség van, a számla tételadatainak letöltésére is, a NAV interfész segítségével, vagy az elektronikus számla xml melléklete alapján. Ezen lehetőségek esetén, ki kell tölteni a megfelelő pénzügyi dimenziókat is, amelyekre paraméterezésekkel automatizmusokat tudunk kiépíteni. Amennyiben a számla fej adataiból történik a pénzügyi bizonylat generálása a Pénzügyi modulba, a számla tételadatai a hozzá kapcsolódó, előzetesen felrögzített nem végleges kötváll alapján hozhatóak létre a „Sorok generálása kötváll bizonylat alapján” funkcióval. Ha nem kapcsolódik hozzá nem végleges kötváll, akkor manuálisan van lehetőségünk felrögzíteni a bizonylat sorait.

Forrás.NET Work Flow támogató megoldás (Netlock aláíró szolgáltatással)

Az elektronikus ügyintézés és a helyfüggetlen munkavégzés támogatása érdekében a Forrás rendszer további új fejlesztése, a számlák teljesítés igazolási és utalványozási folyamatának workflow-val való támogatása. A jogszabályi lehetőségeket kihasználva a workflow modulban teljesen intézményre szabott folyamatok alakíthatók ki, amelyben a belső szabályzatnak megfelelő személyek feladatkosarába kerül az adott számlával kapcsolatos feladat (teljesítés igazolás, érvényesítés, utalványozás). A feladatkosárban valamennyi releváns információ, csatolt dokumentum rendelkezésre áll ahhoz, hogy az adott ellenőrzési és jóváhagyási feladat elvégezhető legyen. Nincs szükség a bizonylatok utaztatására, azok elektronikus képe és adatai „mozognak” a rendszerben. A workflow modul feladatkosara webes felhasználói felülettel rendelkezik, a jóváhagyóknak nem szükséges a Forrás modulok ismerete.

NETLOCK szállítói számla feldolgozó modul

A GriffSoft és NetLock közös megoldásával a vevő bizonylatok elektronikus kiállításának teljes körű támogatása mellett a szállítói számlák érkeztetésének új generációs, magas fokú automatizálását tűzte ki célul és valósítja meg több lépcsőben. Ennek eredményeként jön létre egy olyan integrált megoldás, amely a szállítói számla bármilyen formában (papíron, elektronikusan stb.) történő érkezése esetén, annak befogadását, nyilvántartásba vételét és könyvelésre való előkészítését (jogcím ellátás, dimenzió, kiosztás, stb.) minimális felhasználói interakcióval automatikus végzi, rengeteg előmunkát megspórolva a felhasználók számára.

Megoldás előnyeinek összefoglalása:

• e számla befogadás – hitelesen
• papír alapú számla befogadás – hiteles másolatkészítéssel 451/2016 §55 szerint
• teljesen papírmentes folyamat kialakítása
• számla feldolgozó felület, amiben virtuálisan ellenőrizhetőek és jóváhagyhatóak a számlák
• elektronikus számla archiválás – jogszabályoknak megfelelően
• információk kinyerése a számlákból
• automatikus számlafeldolgozás

Számlafeldolgozás támogatása mesterséges intelligencia segítségével

A számlafeldolgozási folyamat továbbfejlesztése érdekében, a legmagasabb automatizáltsági szinthez a GriffSoft felügyelten tanuló mesterséges intelligencia alkalmazást fejleszt, hogy a beérkezett szállítói számla automatikusan betöltött fej és sor adatai alapján a korábbi tendenciákat figyelembe véve egyre nagyobb valószínűséggel tudja megjósolni és automatikusan kitölteni a könyvelési dimenziókat, ezzel tovább csökkentve az emberi munkát.