Külföldi kiküldetés modul

A Forrás SQL külföldi kiküldetés moduljában a kiküldetések analitikus nyilvántartására és azok elszámolására van lehetőség. A modul alkalmas egyéni és csoportos kiküldetések nyilvántartására is. A program támogatja a törvényi előírások betartását, mind a napidíj keretek meghatározásával, mind a külföldi kiküldetések szükséges formanyomtatványainak kiállításával. Automatikus kapcsolat állítható be a Forrás más moduljaival, mint pl. a főkönyvi és pénzügyi alrendszer, ennek kapcsán nem csak a kiküldetés bizonylatai állíthatóak elő, hanem egyéb pénzügyi és könyvelési bizonylatok is, amelyek kiváltják a többszörös rögzítést. Feladási jegyzék nyomtatására van lehetőség a bérszámfejtés részére.
A menürendszerből egyszerűen elérhetők a bizonylat előállításához szükséges funkciók, melyek gyors lekérdezési lehetőségekkel támogatják a feldolgozást. Korszerű felület biztosítja az adatok bevitelét, a bizonylatok fej és tétel adatait egy menüponton belül többlépcsős rögzítéssel lehet előállítani.

Menürendszer részletesen

Törzsek, szerviz
A külföldi kiküldetés modul rendelkezik egyedi törzsadatokkal is, az általános törzsadatokon kívül, melyet a Forrás törzs moduljaiból vesz át. A rendszer jogcímekre épül, amelyekkel meg lehet határozni a kiküldetés kategóriákat, illetve azt, hogy a jogcím az elszámolás mely fázisában jelenjen meg. Itt van lehetőség, igény szerint az ellátmány keretek rögzítésére, amely törzset a rendszer az automatikus tétel generálások esetében igényel. Lehetőség van az árfolyam napi rögzítésére, amely a tételek automatikus forintosítását teszik lehetővé, illetve a bérfeladási lista elkészítéséhez nyújt segítséget.
A szerviz menü technikai és a rendszer működéséhez szükséges funkciókat tartalmazza. Itt lehet megadni a kiküldetés ügyintézők jogosultságát. Paraméter karbantartása menüben lehet meghatározni többek között a modul kapcsolatait a pénzügyi és főkönyvi modulokhoz. A menüpont egyben közvetlen naplónyitási lehetőséget biztosít, ha a felhasználó nem rendelkezik jogosultsággal a főkönyvi, pénzügyi modulokhoz.

Kiküldetési utasítások főmenü
A modul menüpontjaiban lehetséges a kiküldetési folyamat indítása, a kiküldetési engedély definiálása. Az utasítások (országok és személyek) és a hozzá kapcsolódó úti állomások megadása, az utazásra szánt keretek figyelése és egyéb nyilatkozatok, bizonylatok nyomtatása, valamint az utasítások zárása hajtható végre.

Éves utazási keretek karbantartása
A menüponton belül lehetőség van az előirányzatok figyelésére az éves utazási keretek karbantartására. A program a szabad keretet pénzügyév, keretgazda, ügyletkód és főkönyvi szám bontásban figyeli, a főkönyvi modulban lekönyvelt előirányzat illetve a módosított előirányzat alapján.

Utasítások karbantartása
A menü leglényegesebb pontja, ahol a rendszer alapbizonylata a kiküldetési utasítás rögzítése a többlépcsős karbantartóban lehetséges. Az alapbizonylat előállítása a fej adatok és a hozzá kapcsolódó "utasítás sor" és "kiküldött személyek" táblák megfelelő kitöltésével.

Úti állomások karbantartása
Az utasításhoz kapcsolódnak a tényleges utazási adatok, melyek magukban foglalják az indulás, érkezés és határátlépési időpontokat is.

Kiküldetések zárása
A menüpontban, az adott engedélyszámmal jelzett utasítás valamennyi adat karbantartási lehetőségének megszűnésével jár. Ezzel fejeződik be az engedély feldolgozása.

Nyomtatások
Az elszámoltatáshoz szükséges bizonylatok előállítására szolgáló menüpont, a Felelősség nyilatkozat, SZJA - előleg nyilatkozat és teljes bizonylat nyomtatása.

Költségek és elszámolások főmenü
Ez a modul leggyakrabban használatos főmenü-pontja, a kiküldetési utasítás vázának meghatározása után ugyanis itt lehetséges a különböző jogcímű előlegek, elszámolások, valutamozgások és elszámoláson kívüli tételek rögzítése, valamint az egyes feldolgozási szakaszok zárása, bérfeladási lista készítése.

Elszámoláson kívüli tételek karbantartása
Az utazáshoz tartozó költségek forintban történő rögzítésére szolgáló menüpont, az itt rögzítettekkel a kiküldöttnek nem kell elszámolnia, mégis szorosan az utazáshoz tartozó adatok, amelyek a teljes utaztatási költségek részét képezik. Ide kerülnek az utólagos megtérítések adatai is.

Személyes elszámolások, előlegek, visszafizetések karbantartása, generálása, árazása
Minden olyan tétel, ami a kiküldetéssel kapcsolatban merült fel és a kiküldöttnek elszámolási kötelezettségét érinti, itt kerül rögzítésre. Így a kiírt előlegek, a kapcsolódó elszámolások, pótkifizetések, visszafizetések, és a tételeket érintő valutamozgások karbantartását lehet itt elvégezni. Lehetőség van az előlegként kiadandó mozgások automatikus generálására, abban az esetben, ha az ellátmány keretek beállításra kerültek. A személyes elszámolások generálása funkció ismét csak a feldolgozási folyamat gyorsítására hivatott teljesen ideális esetben. Futtatásával a megadott engedélyhez, vagy azon belül egy személyhez a felvett előlegek alapján legenerálja az elszámolási tételeket, feltételezve a maradéktalan elszámolást. Az előlegek árazása és a visszafizetések végleges árazása a bejegyzett tételek forintosítására szolgál, ez a funkció a karbantartó menüpontból is elindítható, a visszafizetés jogcímeknél szükséges esetén a jelentkező árfolyam különbözetek bejegyzésével.

Készpénzutalványok karbantartása
A bankból történő valuta kihozatal és a banki befizetések napi folyamatát könnyíti, az elszámolástételek alapján a be- és kifizetési bizonylatok automatikusan legenerálhatóak, majd a tranzakcióról érkező banki kivonat is bejegyezhető a nyilvántartásba. A valuta kihozatal mozgások utalványait címletezve lehet kinyomtatni.

Kötelezettség vállalások
Ezen a fej-soros megjelenítő felületen a kiküldetési modul által generált kötelezettség vállalások, és ezek korrekcióinak nyomon követésére nyílik lehetőség. Ezek a bizonylatok is a személyes elszámolások menüpont alatt generálhatóak a bizonylat zárásakor automatikusan. Az elszámolás során keletkezett visszafizetés (+,-) tételeiből kötelezettség vállalás korrekciós bizonylatot is készít a program.

Bérfeladási lista
Ez a funkció valósítja meg a kapcsolatot közvetett módon a bérfeldolgozással. Segítségével a bekért időszakig még elszámolatlan napidíj tételek egy részletező listára kerülnek. A feldolgozás befejeztével a nyomtatást követően a bér szempontjából érvényes árfolyamokkal kiszámított összegek visszaíródnak a napidíj elszámolások megfelelő tételeihez.

Lekérdezések főmenü
A lekérdezések főmenü elemei általános lekérdező felületek segítségével tetszőleges, egyedi lekérdezések összeállítását teszik lehetővé, illetve nem egyedileg összeállítható listákat is tartalmaz a menüpont.