A Forrás ügyviteli rendszer beszerzési alrendszere az anyaggazdálkodási tevékenységet hivatott támogatni. Egységes rendszerbe foglalja a beszerzési tevékenységet az árajánlatkéréstől a rendeléseken keresztül a beszállításokig. A beszerzési modul egyaránt támogatja a vállalkozások, illetve a költségvetési szervek készletgazdálkodási tevékenységét.
Az anyaggazdálkodás tervezhető éves beszerzési tervek előzetes adatrögzítésével. Az így kialakított éves anyagszükségleti tervből havi szintű vagy eseti jellegű igénylések képezhetők, mely igénylések a készletfelhasználás alapját adják. Az igénylések keretösszeg szerinti figyelése készlet igénylőnként havi szinten követhető az anyaggazdálkodó számára.
Folyamatosan figyeli a készletszinteket a Készletek-Eszközök rendszer nyilvántartási moduljára támaszkodva, ill. a rendelkezésre álló információkból generált előrejelzések alapján és igényléseket generál a szükségesnek ítélt beszerzésekre.

A beszerzési rendszer a készletgazdálkodás szempontjából megkülönbözteti a minimumfigyelésű, az allokációs, a "kézi vezérlésű" és az elfekvő készletek kategóriáit.

A minimum figyelésű készleteknél a raktári készletszint minimum értéke meghatározott, beszerzési kezdeményezés a készletszint minimum alá csökkenésekor történik. A raktári készlet minimum szintje cikkféleségenként határozható meg.

Az allokációs készleteknél az előre tervezett felhasználás alapján tervezhető a szükségletnek megfelelő beszerzés, azaz mind a beszerzés, mind a felhasználás tervezése időben megelőzi a tényleges készletmozgásokat. A készletfigyelés időben "előre" történik. Az allokációs készletfigyelést a termelés rendszer adatai automatikusan támogatják. A készletigénylések alapján a rendelések az aktuális raktári készlettel csökkentett mennyiségben történnek, ezáltal a készletgazdálkodás optimalizálható.

A "kézi vezérlésű" készleteknél készletfigyelési eljárás nincs beépítve, a gazdálkodó dönti el, mikor kell rendelni, illetve a beszerzés prompt igények alapján történik.

A rendszer a kategóriáknak megfelelően támogatja a beszerzések ütemezését.

Beszerzési modul fő funkciói:

• Éves beszerzési (anyag felhasználási) tervek kezelése
• Havi és eseti igények kezelése éves beszerzési terv alapján vagy attól függetlenül.
• Árajánlatok, árjegyzékek, keretszerződések szállítónkénti nyilvántartása.
• Készletigénylésekből rendelésállomány készítése, rendelés visszaigazolás, rendelés teljevsülésvizsgálat.
• Rendelésekből szállítói szállítólevelek feldolgozása, készlet raktári bevételezés.
• Tervszerű és eseti jellegű felvásárlás
• Lekérdezési lehetőségek

Éves beszerzési tervek kezelése
Az előre tervezhető készletgazdálkodást támogató funkció. A készletgazdálkodást szervező személy számára fontos eszköz a jövőbeni készlet igények elbírálásához. A beszerzési terveket készülhetnek készletgazdálkodónként, ha egy-egy a készletgazdálkodás szempontjából elkülöníthető területet más-más személy felügyeli.

Igénylések kezelése
A készlet felhasználást megelőző igénylési folyamat, mely keletkezhet a Forrás rendszeren belül vagy külső rendszerből érkező adatok feldolgozásával. A készletgazdálkodást meghatározó készlet igények rögzítése és elbírálása- jóváhagyása- optimalizálja a gazdálkodó szervezet készletgazdálkodását. A jóváhagyott készletigénylések a rendszeren belül egy készletutalványozási folyamaton keresztül (kapcsolat a készlet nyilvántartási modullal) raktári kiadás bizonylatok előállítását teszik lehetővé.

Árajánlatok, árjegyzékek, keretszerződések
Az árajánlatok, árjegyzékek nyilvántartásával segíti a lehető legkedvezőbb beszerzések megvalósítását. A beszállítók cikkszámainak nyilvántartásával egyszerűsíti a beszállítóval való kapcsolattartást. A keretszerződések nyilvántartásával folyamatosan követhető a szállítási szerződés és a szerződés keretén belüli teljesítés. A szállítói rendelések árazásának alapvető nyilvántartásul szolgálhatnak.

Rendelés, Szállítólevelek feldolgozása
A beszerzési modul egyaránt támogatja a raktári készletek, eszközök beszerzésével kapcsolatos rendelések rendszeres és eseti igény alapú előállítását és szolgáltatási (karbantartási, javítási tevékenységek stb.) megrendelések készítését. A rendelések teljesülése - rendelés visszaigazolási adatok nyilvántartásával - mennyiségben és értékben nyomon követhető és ellenőrizhető a beszállításig. Automatikus szállítólevél előállítás megrendelés alapján. A pénzügyi nyilvántartással – szállítói számlák igazolása, likviditás ellenőrzés, kötelezettségvállalás – való kapcsolattartás.
A szállítólevelek zárásakor automatikusan készletre veszi a szállítólevél soraiban szereplő cikkeket, és készlet bevételi bizonylatokat is készít. Ezáltal fölöslegessé teszi a készletre vétel újbóli rögzítését a készlet modulban. A készletre vételezés történhet mennyiségben és értékben vagy a feldolgozási folyamat elkülönítésével külön-külön is.

Tervszerű és eseti jellegű felvásárlás
A beszerzési rendszerben a standard szállítói szállítólevelek kezelésén túl a rendszer lehetőséget biztosít egy olyan felvásárlási program rész használatára, amely támogatja:

• A felvásárlás tervszerűségét -- fel lehet rögzíteni a beszállítói megállapodásokat
• Az átvételi jegy elkészítését -- automatikus készletre vételezés (mennyiség, érték)
• A felvásárlási jegy készítését -- automatikus felvásárlási jegy generálása a pénzügyi rendszerben

A beszerzési modul támogatja azokat a felvásárlási folyamatokat, amelyben a felhasználó tervezett beszállítási megállapodásai alapján előre meghatározott ütemezésben történik az áru átvétele. Az átvevő rögzítési feladatainak minimalizálása érdekében a rendszerben automatikusan generálhatók az átvételi jegyek (automatikus készletre vétel mennyiségben, értékben). A felvásárlási jegyek készítését már az elkészült átvételi jegyek alapján szintén kigenerálhatók.
A készlet átvételi folyamatban az átvett, de idegen készletként tárolt készletek nyilvántartására, analitikai szinten történő elkülönítésére is lehetőség van. Az ilyen jellegű utólagosan feldolgozott tárolt készletek beárazása az eredeti megállapodás alapján automatikus.
A program lehetőséget ad a több telephelyes készlet felvásárlásra, valamint a központosított pénzügyi folyamatok kezelésére is.
A rendszerből egyedi készletkarton kezelésre felépített lekérdezések is kinyerhetők, amelyek a felvásárló cégek számára nyújt információkat a termék beépülés nyomon követéssel kapcsolatban.


Lekérdezési lehetőségek
A rendszer biztosítja a nyilvántartások rugalmas, tetszőleges szempontú és rendezettségű lekérdezését, listák, kimutatások előállítását.

Kimutatás készíthető

• A készletek forgási sebességéről (hány napra elegendő készlet volt átlagosan egy adott időszakban, ill. a jelen készlet mennyi időre elegendő)
• A készletek korosításáról (a raktáron lévő készletek milyen régóta vannak ott)
• Raktárforgalmi listák készíthetők
• Kimutathatók az elfekvő készletek, ez a lekötött pénzeszközök felszabadítása miatt célszerű (értékesíthető, vagy más célra felhasználható, selejtezhető a készlet)
• Rendelés állmony készítéséhez cikkenkénti rendelés lista, figyelembe véve a minimum készletet, az aktuális raktári készletet, az igényelt mennyiséget
• Továbbá támogatott a cikkek felhasználásának kimutatása adott időszakra vonatkozóan, a jövőbeli készletmegrendelés előkészítéséhez