Az elmúlt időszakban felerősödött az az igény, hogy a konzulenseink ott, akkor és olyan szakértelemmel álljanak rendelkezésre, ami a felmerülő problémák leggyorsabb és legszakszerűbb megoldását elősegíti. A felmerült igényre válaszként 2006-ban kiemelt ügyféltámogatási szolgáltatást indítottunk el ügyfélkörünkben, amelynek lényege, hogy a szerződésekben garantált jogszabálykövetés biztosítása és eseti, a szabad kapacitások függvényében elérhető szakmai segítségnyújtáson túl folyamatos rendelkezésre állást, garantált válaszidőket, aktuális pénzügyi – számviteli szakértelmet biztosítunk, illetve egyes rendszeresen előforduló feladatok elvégzését vállaljuk. A kiemelt ügyféltámogatási szolgáltatásaink nagyon széles skálán mozognak. Alap esetben azt vállaljuk, hogy egy felmerülő problémára szerződésben garantált határidőn belül reagálunk és telefonon, interneten, vagy szükség esetén a helyszínen megoldást találunk. A szolgáltatási skála másik véglete, amikor a teljes rendszer üzemeltetését magunkra vállaljuk ügyviteli és informatikai téren is, akár saját tulajdonú infrastruktúrát (helyiségeket, szervereket) felhasználva. A kiemelt ügyviteli támogatást igénylő ügyfeleink számára külön konzulensi kapacitást tartunk fenn, így helyszíni támogatás igénylése esetén a kiszállás ideje független az aktuálisan futó projektektől és a bevezető konzulensek leterheltségétől.

Kiemelt ügyféltámogatási tevékenységek:

• szakmai Web Helpdesk üzemeltetése, ahol a bejelentések direktbe a kiemelt ügyfél témafelelőseihez érkeznek be, akik ismerik a szervezet beállításait, működési mechanizmusát, így gyorsabb és pontosabb választ tudnak adni, mint az általános Web Helpdesk ügyfélszolgálat.

• Új vagy a meglévő lekérdezések módosítása a Forrás „Általános lekérdező” eszközével.

• évközben, vagy év végén bekövetkező jogszabályi, vagy működésbeli változások átvezetése a Forrás rendszer beállításain, amelyek különösen az alábbiak:

  • számlatükör változásának átvezetése valamennyi számlatükörrel kapcsolatos törzsben (számlatükör, jogcím törzs, kontszabály, stb.)

  • szakfeladat rend változásának átvezetése valamennyi ezzel kapcsolatos törzsben (pl. analitikus/szakfeladat részletező kód, számlatükör)

  • szervezeti felépítés változásának átvezetése elszámolási/szervezeti egység törzsben, keretgazda törzsben

• Amennyiben az ügyfél folyamataiban, vagy szervezetében bármilyen változás következik be, felmérjük, hogy a változás milyen hatással van a Forrás rendszer kialakítására, paraméterezésére, és a benne definiált folyamatokra. Az új helyzet alapján – az ügyfél szakembereivel egyeztetve - megtervezzük az általunk optimálisnak tartott új információs dimenziókat, törzsbeállításokat. Ezt a javaslatunkat dokumentáltan átadjuk az ügyfél részére, aki dönt arról, hogy mely változtatásokra tart igényt. A szükséges változtatásokat átvezetjük a rendszeren.

• Évzárás szakmai támogatása: beszámoló készítési időszakban fokozott rendelkezésre állást és szakmai támogatást biztosítunk az analitikák (követelés, kötelezettség, kötelezettségvállalás, eszköz, készlet analitikák) egyeztetésében, a kötelező egyezőségek fennállásának vizsgálatában, a beszámoló űrlapok és mérleg elkészítésében, ellenőrzésében. Mindezek mellett/után támogatjuk az analitikák és a főkönyv zárását, naplók, időszakok és a pénzügyi/költségvetési év Forrás rendszerbeli lezárását.

• Évnyitással, adatbázisváltással, archiválással kapcsolatos feladatok: a zárással párhuzamosan biztosítani kell az új év bizonylatainak rögzítési lehetőségét, ennek keretében vállaljuk

  • a pénzügyi/költségvetési év, időszakok, kartonok, iktatókönyvek, bizonylati tömbök Forrás rendszerbeli megnyitását.

  •  

    Amennyiben szükséges az éveket fizikailag eltérő adatbázisban nyilvántartani, akkor elvégezzük az adatbázisváltással kapcsolatos feladatokat: az új adatbázis megnyitását, paraméterezését, a törzs és nyitóadatok biztosítását, a megváltozott törzsek megfeleltetését, a változások átvezetését az új adatokon.

  •  

    archiválással kapcsolatos feladatok támogatása

  •  

    szükség esetén install szétválasztás

• Évközi intézmény megszűnésekből, beolvadásokból, szétválásokból eredő beszámolási kötelezettség támogatása: az elmúlt időszakban többször előfordult egy-egy intézmény megszűnése, vagy beolvadása egy másik intézménybe, de több országosan működő intézményhálózat működése változott pl. régiós felépítésből megyei struktúrára. Konzulenseink hatékony segítséget nyújtanak a megszűnésből eredő beszámolási kötelezettség teljesítésében, záró mérlegek, kivezetések végrehajtásában. Szakmai támogatást nyújtunk a jogutód szervezetnél a nyitó adatok rögzítésében/migrálásában.

• Törzstisztítás támogatása: az évek során bekövetkezhettek duplikálások, vannak olyan törzselemek, amelyekkel kapcsolatban már évek óta nem történt semmilyen gazdasági esemény, így a törzsből törölhetővé váltak. Különösen jellemző ez a partnertörzsre. A partnertörzs tisztítása, rendbetétele informatikai támogatás nélkül egyrészt nagyon időigényes művelet, konzulenseink gyors és hatékony eljárásokkal állnak ügyfeleink rendelkezésére.

• Folyamat felmérés, rendszer optimalizálás: Időnként előfordulhat, hogy az ügyfélnél beállított Forrás rendszer nem minden szempontból működik optimálisan. Ennek egyrészt lehet olyan oka, hogy a bevezetéskor valamilyen korlátozó oknál fogva (pl. évközi éles indulás) nem lehetett végrehajtani a szükséges szervezési, folyamat-optimalizálási feladatokat. Másrészt a bevezetés óta eltelt idő alatt jelentősen változhatott ügyfelünk szervezete, működése, feladatköre és személyi állománya is. Harmadrészt a bevezetés óta eltelt időszakban a Forrás rendszerben kifejlesztett új funkciók valamilyen oknál fogva nem lettek bevezetve. Ezekben az esetekben kollégáink egy új bevezetéshez hasonlóan felmérik a meglévő folyamatokat, kialakítják az új optimálisabban működő rendszert, bevezetik az új funkciókat, a megváltozott folyamatoknak megfelelően oktatják, tovább képezik az ottani kollégákat.

• Informatikai jellegű támogatás:

  • verziófrissítések,

  • felhasználók azonosítójának (logikai felhasználói azonosító) létrehozása, letiltása, törlése vagy módosítása, jogosult kérés alapján;

  • A bevezetett integrált pénzügyi-gazdálkodási rendszerhez való hozzáférés biztosítása, módosítása vagy törlése, jogosult kérés alapján (olvasási-írási jogosultság adattáblákra, bizonylati tömb jogosultságok, modulok- menühozzáférések);

  • Felhasználói azonosító sürgősségi letiltását a Megrendelő igénye alapján;

  • Törzsadatok naplózásával kapcsolatos beállításokat.

  A kiemelt ügyféltámogatást végző csapat tagjai valamennyien felsőfokú szakirányú képzettséggel (informatikai, pénzügy-számviteli) rendelkeznek. Munkatársaink nagy része regisztrált mérlegképes könyvelő (államháztartási vagy vállalkozási szakon), többen megyei önkormányzatnál illetve országos hatáskörű központi költségvetési szervnél dolgoztak. Több éves szakmai tapasztalatukkal, folyamatos képzésükkel magas szakmai színvonalat képviselnek kiemelt ügyfeleink támogatásában.