Ügyfélkapu



HelpDesk szolgáltatás

(cikkszám: GRFKGR182010, GRFKGR182011, GRFKGR182012, GRFKGR182013, GRFKGR182014, GRFKGR182015)

 

Az IKMFI modulok használatával kapcsolatos hibák, problémák, konzultációs igények (éles és teszt rendszerre vonatkozóan) bejelentése és folyamatba illesztett kezelése érdekében a Griffsoft ZRt. saját üzemeltetésében működő országosan elérhető elektronikus HelpDesk szolgáltatást biztosít, amelynek elérhetőségét ellenőrzött és védett módon, https kapcsolaton keresztül biztosítja az arra feljogosítottak részére legalább Microsoft Internet Explorer 8 (vagy azzal egyenértékű) vagy annál magasabb verziójú böngésző program használatával. A bejegyzések fogadása a hét valamennyi napján 0-24 óráig, a válaszadás hétfőtől péntekig 08-17 óráig történik.

A belépni kívánó személyeknek a HelpDesk rendszer használatához azonosító kóddal és jelszóval kell rendelkezniük, melyet a HelpDesk rendszer üzemeltetőjétől kell igényelni az support@griffsoft.hu e-mail címen, név, munkahely (cég, intézményrendszer, intézmény) és elérhetőségi adatok (e-mail cím, telefonszám) megadása mellett.

 

A Helpdesk rendszer működése:

  • Új bejegyzés létrehozása: A HelpDesk rendszerbe bejelentkezett személy (user), a továbbiakban FELVETŐ létrehoz egy új BEJEGYZÉST. A bejegyzés az adott felvetőhöz rendelt intézmény alatt jön létre, amelynek ki kell választani a besorolási adatait. Ezek a TÉMA (pl. hibabejelentés, jogosultság beállítás, stb.), MODUL (Pénzügyi modul, Főkönyvi modul, stb.) és a MINŐSÍTÉS (adathiba, törzskarbantartás, stb.). A TÁRGY rögzítése után van lehetőség a probléma, felvetés tartalmának részletes leírására. Valamennyi bejegyzés egyedi azonosító számot kap. A rendszer a bejegyzés besorolási adatai (TÉMA, MODUL) és az intézmény törzsadatai alapján kiértékeli a bejegyzést és a törzsadat hozzárendelések alapján meghatározza a FELELŐS személyét. Az új bejegyzés létrehozásáról értesítő e-mailt kap az aktuális FELELŐS és mindenki, aki törzsadat szinten ehhez az intézményhez FELÜGYELŐ-ként van hozzárendelve.
  • A bejegyzés megoldóhoz rendelése: A FELELŐS értesülvén az új bejegyzésről, értelmezi azt, majd a MEGOLDÓ HOZZÁRENDELÉSE funkcióval kijelöli a bejegyzés megoldóját. Az Ő feladata az is, hogy átnézvén a FELVETŐ által megadott besorolási adatokat, szükség esetén a megfelelő funkcióval módosítsa azt. A megoldó hozzárendelési eseményről értesítő e-mailt kap a FELVETŐ, a megoldásra kijelölt MEGOLDÓ és a FELÜGYELŐK.
  • A bejegyzés megoldása: Amennyiben a MEGOLDÓ számára nem elegendő a FELVETŐ által közölt információ, PONTOSÍTÁSI KÉRELEM funkcióval kérhet be adatokat, amelyre a FELVETŐNEK PONTOSÍTÁS funkcióval kell válaszolnia. Ameddig a FELVETŐ (vagy bárki, aki jogosult a bejegyzés kezelésére) PONTOSÍTÁS funkcióval nem reagál, a bejegyzés várakozás státuszban marad. Ezekről a végrehajtott funkciókról értesítő e-mailt kap minden esetben a FELVETŐ, a MEGOLDÓ és a FELÜGYELŐK. Amennyiben a bejegyzés megoldásához valamennyi információ rendelkezésre áll, a MEGOLDÓ a MEGOLDÁS KÉSZ funkcióval megadja válaszát és a bejegyzést befejezetté teszi. Erről az eseményről értesítő e-mailt kap a FELVETŐ és a FELÜGYELŐK.
  • A megoldás értékelése: Amennyiben a megoldás megfelelő a FELVETŐ számára a MEGOLDÁS ELFOGADÁSA funkcióval a bejegyzést lezárja. Amennyiben a megoldás nem, vagy csak részben megfelelő, a bejegyzést a MEGOLDÁS EUTASÍTÁSA funkció használatával ismét nyitott státuszúvá teszi. Erről az eseményről értesítő e-mailt kap a MEGOLDÓ és folytatódik a megoldási folyamat.

 

Valamennyi esemény dátummal ellátott, a bejegyzésen belül az egymást követő események időrendi sorrendben jelennek meg. A megfelelő jogosultsággal rendelkező userek a bejegyzés története folyamán módosíthatják a bejegyzés besorolási adatait (téma, modul, minősítés, stb.).

 

A bejegyzésekről különféle listák készíthetők, intézményenként, modulonként, státuszonként, stb. Ezeket a listákat - a megrendelő Intézmény kérésére - az Ajánlattevő havi rendszerességgel elkészíti és elküldi számára.

Ezek mellett fixen beállított statisztikák is elérhetőek a Helpdesk felületén az alábbi kategóriákban.

 

  • Tételes, szöveges Helpdesk lista
  • Helpdesk statisztika SLA kategóriánként
  • Helpdesk statisztika státuszonként
  • Helpdesk statisztika modulonként

 

A Helpdesk szolgáltatás lehívása

A Helpdesk szolgáltatásokat két különböző konstrukcióban (Forrás felhasználószám alapján vagy Helpdesk felhasználószám) alapján lehet lehívni. A két konstrukció eltérő árazású, azokat vegyesen alkalmazni nem lehet.

 

  1. Forrás felhasználószám alapján fizetendő Helpdesk konstrukció (GRFKGR182010, GRFKGR182011, GRFKGR182012)

A szolgáltatást a csatlakozó intézmények Forrás rendszerben regisztrált felhasználóinak száma alapján kell fizetni.

 

A Helpdesk rendszerben megoldott szakmai feladatok:

  • Távoli szervereléréssel támogatott szakmai feladatok az intézmények HelpDesken bejelentett igényei alapján:
  • Az IKM-FI valamennyi modulja folyamatos működésének támogatása, használatával kapcsolatos hibák, problémák, konzultációs igények megoldása, megválaszolása.
  • Évzárás szakmai támogatása:
  • pénzügyi analitika zárásának szakmai támogatása (kötváll korrekciók, kötváll zárások és kötváll átforgatás támogatása);
  • folyószámla egyeztetések elvégzése (vevő, szállító/szolgáltató, kötváll);
  • pénzügyi analitika és főkönyvi könyvelés adatainak egyeztetése, mérlegtételek alátámasztása tételes, analitikus listákkal (vevő, szállító/szolgáltató);
  • kötelezettségvállalással terhelt előirányzat-maradvány alátámasztása tételes listákkal;
  • készlet analitika zárásának szakmai támogatása (mennyiségi zárás, értékbeni zárás, főkönyv – analitika egyezőségének vizsgálata);
  • eszköz zárás szakmai támogatása (értékcsökkenés elszámolása, 0-ra íródott eszközök átsorolása, állományváltozások, átsorolások főkönyvi feladása, főkönyv – analitika egyezőségének vizsgálata);
  • előirányzati és teljesítési, valamint mérlegszámlák zárásának szakmai támogatása;
  • nyitás-zárás az egyéb szakmai modulokba;
  • szakmai támogatás, igény szerinti analitikus listák paraméterezése beszámoló űrlapokhoz, kiegészítő melléklethez.
  • Évnyitás szakmai támogatása:
  • az új költségvetési év iktatókönyveinek, pénzügyi kartonjainak, bizonylattömbjeinek, könyvelési időszakainak megnyitása;
  • szakmai támogatás nyitó adatok generálásához.
  • Archiválás, számlatükör és egyéb törzsváltozások átvezetése:
  • új adatbázisok létrehozása,
  • új adatbázisok beállítása, paraméterezése;
  • adatok áttöltése;
  • jogszabályi vagy belső információs igény, szervezeti felépítés változásából adódó törzsmódosítások átvezetése törzs és tranzakciós adatokon (pl. számlatükör, szervezeti egység, kötváll kontroll, jogcím törzsek módosítása);
  • előző évi adatbázisok archiválása.
  • A támogatási időszak alatt (akár év végén, akár év közben) bekövetkező - jogszabályi vagy belső információs igény, szervezeti felépítés változásából adódó - változások alapján az IKM FI rendszerben lévő paraméterezés megváltoztatása. A megváltozott kódok átvezetése kontrolling lekérdezésekben, főkönyvi kimutatásokban, bizonylatokon.
  • Kiadás- és bevétel felosztás paraméterezése.
  • Rögzítési hibákból, vagy egyéb igényből eredő, nagy tételszámot érintő adatkarbantartások elvégzése.
  • Új kimutatások, listák paraméterezése.

 

  1. ) Helpdesk felhasználószám alapján fizetendő Helpdesk konstrukció (GRFKGR182013, GRFKGR182014)

A konstrukció 2 cikkszám együttes lehívásával él, amelyek a „Csoportos Helpdesk szolgáltatás” és a „Adatbázis karbantartás”.

 

Csoportos Helpdesk szolgáltatás (GRFKGR182013):

 

A szolgáltatást a csatlakozó intézmények Helpdesk rendszerben ténylegesen regisztrált felhasználóinak száma alapján kell fizetni, függetlenül attól, hogy az adott Helpdesk felhasználó hány tényleges Forrás felhasználó által leadott hibát jelent be (csoportos Helpdesk). Az összes regisztrált Forrás felhasználó minimum 10%-ára, de legalább 4 főre meg kell rendelni a szolgáltatást.

A szolgáltatások keretében megoldott feladatok alapvetően a Helpdesk rendszerben rögzített konkrét bejelentések megválaszolása, illetve azok megoldása távoli szerver eléréssel.

 

Ellátott feladatok:

  • Az IKM-FI valamennyi modulja folyamatos működésének támogatása, használatával kapcsolatos hibák, problémák, konzultációs igények megoldása, megválaszolása.
  • Évzárás szakmai támogatása:
  • pénzügyi analitika zárásának szakmai támogatása (kötváll korrekciók, kötváll zárások és kötváll átforgatás támogatása);
  • folyószámla egyeztetések elvégzése (vevő, szállító/szolgáltató, kötváll);
  • pénzügyi analitika és főkönyvi könyvelés adatainak egyeztetése, mérlegtételek alátámasztása tételes, analitikus listákkal (vevő, szállító/szolgáltató);
  • kötelezettségvállalással terhelt előirányzat-maradvány alátámasztása tételes listákkal;
  • készlet analitika zárásának szakmai támogatása (mennyiségi zárás, értékbeni zárás, főkönyv – analitika egyezőségének vizsgálata);
  • eszköz zárás szakmai támogatása (értékcsökkenés elszámolása, 0-ra íródott eszközök átsorolása, állományváltozások, átsorolások főkönyvi feladása, főkönyv – analitika egyezőségének vizsgálata);
  • előirányzati és teljesítési, valamint mérlegszámlák zárásának szakmai támogatása;
  • nyitás-zárás az egyéb szakmai modulokba;
  • szakmai támogatás, igény szerinti analitikus listák paraméterezése beszámoló űrlapokhoz, kiegészítő melléklethez.
  • Kiadás- és bevétel felosztás paraméterezése.
  • Rögzítési hibákból, vagy egyéb igényből eredő, nagy tételszámot érintő adatkarbantartások elvégzése.
  • Új kimutatások, listák paraméterezése.

 

Adatbázis karbantartás (GRFKGR182014) – a beszámoló készítési kötelezettség teljesítéséhez szükséges adatbázis struktúra és paraméterezések éves távoli karbantartása

A szolgáltatás keretében megoldott feladatok alapvetően időszaki, jogszabályi változásból vagy intézményi vezetők bejelentéseiből, kéréseiből adódó eseti paraméterezési, törzsadat módosítási vagy adatbázis struktúra módosítási feladatok.

Ellátott feladatok:

  • Központi kontírozási törzsrendszer kidolgozása: A törzsrendszer Ajánlattevő témafelelős vezető konzulensei által és külső szakértők bevonásával kidolgozott paraméterezés alapján, együttesen biztosítja a Forrás rendszer standard moduljainak hatékony és szabályszerű működését, a gazdasági események 4/2013-as kormányrendelet és 38/2013-as NGM rendelet szerinti kontírozását. A törzsrendszer mellé a szolgáltatás keretében konzulenseink elvégzik a közös törzsrendszer alkalmazásához szükséges adatbázis struktúra kialakítását, amelynek eredményeképpen valamennyi törzsgazda program-funkciókkal letöltheti a saját maga által használni kívánt törzselemeket.

A szolgáltatás része a központi törzsrendszer folyamatos éves karbantartása és publikálása.

 

  • Archiválás, számlatükör és egyéb törzsváltozások átvezetése:
  • új adatbázisok létrehozása,
  • új adatbázisok beállítása, paraméterezése;
  • adatok áttöltése;
  • jogszabályi vagy belső információs igény, szervezeti felépítés változásából adódó törzsmódosítások átvezetése törzs és tranzakciós adatokon (pl. számlatükör, szervezeti egység, kötváll kontroll, jogcím törzsek módosítása);
  • előző évi adatbázisok archiválása
  • nyitás-zárás az egyéb szakmai modulokba;
  • Évnyitás szakmai támogatása:
  • az új költségvetési év iktatókönyveinek, pénzügyi kartonjainak, bizonylattömbjeinek, könyvelési időszakainak megnyitása;
  • szakmai támogatás nyitó adatok generálásához.
  • A támogatási időszak alatt (akár év végén, akár év közben) bekövetkező - jogszabályi vagy belső információs igény, szervezeti felépítés változásából adódó - változások alapján az IKM FI rendszerben lévő paraméterezés megváltoztatása. A megváltozott kódok átvezetése kontrolling lekérdezésekben, főkönyvi kimutatásokban, bizonylatokon

Központi alkalmazásüzemeltetési szolgáltatás (cikkszám: GRFKGR183010, GRFKGR183011)

 

Kizárólag a központi csatlakozású intézmények számára nyújtott szolgáltatás, amely az alábbiakat foglalja magába.

  • Az alkalmazás szintű jogosultsági rendszerrel kapcsolatos feladatok:
  • az intézményi felhasználók azonosítójának (logikai felhasználói azonosító, alkalmazás hozzáférési jelszó) létrehozása, letiltása, törlése vagy módosítása, az intézmény részéről bejelentett jogosult kapcsolattartó személy kérése alapján;
  • a felhasználónak a bejelentés során megadott munkakörének megfelelő jogosultsági szerepkörének beállítása. (olvasási-írási jogosultság adattáblákra, bizonylati tömb jogosultságok, modulok- menühozzáférések);
  • felhasználói azonosító sürgősségi letiltása;
  • törzsadatok naplózásával kapcsolatos beállítások elvégzése.
  • Központi címtár karbantartásának támogatása

Ajánlattevő vállalja a KGR rendszer központi címtár üzemeltetőjének támogatását az IKM-FI alkalmazás regisztrált felhasználói körében. A szolgáltatás részletesebb feladatai:

  • felhasználók felvételének, törlésének, tiltásának, valamint adatváltozások miatt szükséges egyéb módosítások támogatásának nyújtása az infrastruktúra üzemeltetője felé;
  • a változtatások tesztelése;
  • a címtárban történt adminisztráció visszajelzése és dokumentálása HelpDesk felületen;
  • együttműködik az infrastruktúra-üzemeltető személyzettel a címtárstruktúra kialakításában;
  • támogatást nyújt az infrastruktúra üzemeltetőjének az alkalmazást érintő címtár hibák lehetséges okainak feltárásában és elhárításában.
  • A központi infrastruktúrával kapcsolatos hibák kezelése:

Az Ajánlattevő a felhasználók és a KGR-t üzemeltető szervezet közötti kommunikációt biztosítja a Helpdesk rendszeren keresztül az alábbi feladatok ellátásával:

  • az infrastruktúrával kapcsolatos bejelentések továbbítása;
  • a megoldások, a hibaelhárítással kapcsolatos közlemények visszajelzése a felhasználók irányába.
  • Informatikai támogatás
  • Adatbázisok menedzselése:
  • új adatbázisok létrehozása;
  • évváltás során, tesztelési, valamint import- export műveletek végrehajtásához adatbázisokat hoz létre; az adatbázisok létrehozása során az előre meghatározott név, és paraméter konvenciókat követi; tájékoztatja az infrastruktúra-üzemeltetőt az új adatbázisok születéséről és felhívja a figyelmét a mentési környezet aktualizálására;
  • adatbázisok visszaállítása; adatbázisok visszaállítását különböző igények esetén kell elvégezni, ilyenek lehetnek például rendszer egészének, vagy elemeinek meghibásodása, felhasználói, vagy funkcionális hiba esetén táblák visszaállítása ideiglenesen visszatöltött temporális adatbázisokból, valamint más rendszerrel való integrálhatóság vizsgálatára új, ideiglenes adatbázis létrehozása.
  • áttöltés élesből teszt környezetbe; a két rendszer közötti konzisztencia fenntartása érdekében az éles rendszer másolatát állítja elő a teszt környezetben úgy, hogy a teszt környezet egyértelműen megkülönböztethető legyen az élestől.
  • hibaelhárítás; kezeli az alkalmazás specifikus problémákat, mely feltételezi az infrastruktúra helyes, üzemszerű működését; infrastruktúra hiba esetén közreműködik a hiba okának feltárásában és elhárításában.
  • shrinkelés; az optimális infrastruktúra- és erőforrásgazdálkodás érdekében az adatbázisok naplófájljait időszakos kiürítésnek veti alá; shrinkeléssel a tárhely felszabadul, az adatbázisok mérete csökken, ennek eredményeként nő a rendszer teljesítménye.
  • a history kezelése során a történeti naplók jelentős tárhely igényt támasztanak a rendszerrel szemben, ezért előre meghatározott időpontban indokolt ezek archiválása és ürítése; a napló archívumokat az infrastruktúra üzemeltetőjével kiveteti a mentési körből, és előre meghatározott ideig a rendszertől elkülönített helyen tároltatja.
  • Szoftverfrissítés
  • elvégzi az alkalmazás futtatókörnyezeteinek központi frissítését;
  • központi bináris állományok, szükség esetén alkalmazás specifikus központi felhasználói profilok update-je;
  • központi alkalmazás modulok és egyéb központi komponensek frissítése;
  • elvégzi FAP kiterjesztésű állományok, bizonylat-formátumok, rendszertábla komponensek (fd-k), űrlapok frissítését;
  • a frissítésekről dokumentáció vezetése;
  • publikálja a változásjelentést, a frissített rendszerkomponensek listáját;
  • a frissítések használatba adása előtt azok tesztkörnyezetben történő tesztelése az Ajánlattevő tesztszerverein;
  • a frissítéseket követően a rendeltetésszerű használatra bocsájtott rendszeren adatváltozást nem eredményező teszt rutinok futtatása.
  • Hibaelhárítás
  • fokozott rendelkezésre állást biztosít frissítést követő induláskor;
  • HelpDesk-en bejelentett hibákat kezeli, dokumentálja;
  • együttműködik az infrastruktúra üzemeltetőjével a hibák okainak feltárásában és elhárításában.
  • Központi infrastruktúra rendszeradminisztrátori környezet támogatása.
  • Kapcsolat-statisztikák (connection report-ok) készítése.