A GriffSoft Informatikai Zrt. 2022. nyarán indította el új, tanácsadási üzletágát. Célunk az évtizedek alatt megszerzett ügyviteli tapasztalat és szaktudás hasznosítása a szoftverfejlesztés mellett, illetve kiegészítve azt. Tevékenységünk elsősorban az államháztartási szereplőkre fókuszál, az ottani működési és ügyviteli folyamatok hatékony és megbízható támogatására.

Szolgáltatásaink kiterjednek a működést, a gazdálkodást segítő, támogató szakrendszerekre, az ezek közötti kapcsolatokra. A rendszerek mögött lévő folyamatok felmérésére, ki- illetve átalakítására, automatizációs és digitalizációs folyamatokkal. A rendszer-kapcsolatokkal összefüggő koncepciók kidolgozására, rendszerintegrációs pontok meghatározására, engedélyezési és működési ügymenetek optimalizálására, workflow folyamatok kialakítására. Csapatunk foglalkozik gazdálkodási és számviteli szabályzatok írásával, illetve azok aktualizálásával, számviteli tanácsadással, illetve a gazdálkodási szervezet optimális és hatékony felépítésének és működésének kialakításával.

Szakértőink államháztartási szakismerettel és tapasztalattal rendelkeznek, ismerik a hatályos jogszabályokat, a gazdálkodási és kapcsolódó rendszereket, a működési folyamatokat. A kollégák tisztában vannak az államháztartási fogalomrendszerrel, jól érthető, célra orientált és azonnal hasznosítható eredményterméket prezentálnak.

Informatikai rendszerek és azok kapcsolatainak felmérése

A hatékony feladat megoldás elengedhetetlen része a megfelelő informatikai támogatottság a gazdálkodási folyamatok teljes életciklusára. Amennyiben ezt különböző informatikai szakrendszerekben valósul meg, szükség lehet ezek integrációjára, meglévő rendszerek kiváltására vagy új szakrendszerek fejlesztésére.

Az informatikai szakrendszerek felmérése egy olyan átfogó vizsgálatot jelent, amelynek célja a meglévő folyamatok és azok informatikai támogatottságának elemzése, a rendszerek funkcionalitásának és az azok közötti folyamatok és adatkapcsolatok felmérése. Új szakrendszer esetén az azzal kapcsolatos igények felmérése, követelmények megfogalmazása a cél.

A vizsgálat lépései a következők:

• Rendszer és folyamat leltár: a felmérés tárgyát képező rendszer funkcionalitásának felmérése, az általa támogatott ügyviteli és szakmai folyamatok feltérképezése. A lépés célja, hogy teljes képet kapjunk a működésről. Amennyiben új szakrendszer fejlesztéséről van szó, akkor az azzal támogatni kívánt folyamatok és funkciók felmérése a cél.
• A rendszer és folyamat leltár kiértékelése: az előző pontban felmértek elemzése, értékelése abból a szempontból, hogy milyen mértékben támogatja az elvárt folyamatot, vannak-e hiányosságok vagy redundáns lépések, árnyéknyilvántartások és szigetrendszerek, a folyamatban résztvevő szereplők elégedettek-e a funkcionalitással, a rendszerek által nyújtott szolgáltatásokkal, információkkal. Új rendszer fejlesztése esetén az azzal szemben támasztott funkcionális követelmények azonosítása, megfogalmazása történik.
• Javaslatok megfogalmazása: a kiértékelésnek megfelelően javaslattétel.

Folyamatfelmérés

A hatékony gazdálkodás elengedhetetlen feltétele, hogy az ügyviteli és gazdálkodási folyamatok megfelelően szabályozottak, optimális kialakításúak legyenek. A jól felépített ügyviteli folyamatok adnak alapot az automatizált és digitalizált (workflow) rendszerek bevezetéséhez, a gyors és eredményes ügyintézéshez.

Ezen tevékenységünk során jellemzően a gazdálkodási szervezet oldaláról, a gazdálkodási feladatok felől közelítjük meg a folyamatokat és jellemzően az alábbi tevékenységekre koncentrálunk:

• tervezési és keretgazdálkodási folyamatok,
• beszerzési folyamatok,
• kötelezettségvállalási és teljesítés igazolási folyamatok
• projektek kezelésével, elszámolásával kapcsolatos folyamatok
• társterületek együttműködése, belső információ- és adatáramlás, belső egyeztetések.

Szakértő tanácsadóink az engedélyezési és működési folyamatok felmérése során a gazdasági szervezet mellett az érintett szakterületekkel is interjúkat készítenek, melyek során megvizsgálják, hogy a jelenlegi folyamatok

• megfelelnek-e a jogszabályoknak és a belső szabályozásnak,
• a szükséges információk eljutnak-e, és időben jutnak-e el az érintettekhez,
• a döntési mechanizmusok hatékonyan és gyorsan működnek-e,
• vannak-e gap-ek vagy redundáns körök a folyamatban,
• lehet-e növelni az automatizmusokat és a digitalizációt a folyamat során,
• a belső szabályzatokban, az ügyrendekben és utasításokban vannak-e a szabályszerű és hatékony működést gátló túl szigorú, vagy laza szabályok,
• vannak-e árnyéknyilvántartások a szervezetben és ha igen, van-e egyeztetés a gazdálkodási terület és a társterületek között,
• mindezek alapján a folyamatok biztosítják-e az intézmény hatékony gazdálkodását, az adatszolgáltatási kötelezettségek teljesítését.

A folyamatfelmérés eredménye egy olyan dokumentum, ami a feltárt problémák bemutatásán túl megoldási javaslatokat tartalmaz a folyamatok esetleges újraszervezésére, új folyamatok kialakítására, az elfogadott módosítások vagy új folyamatok szabályozóinak kialakítására.

Számviteli szabályzatok írása és aktualizálása

A szabályzatok elkészítésére a megalakulás időpontjától számítva, továbbá jogszabályi előírások vagy a szervezeti működés változása esetén a meglévő szabályzatok módosítására a módosítás hatálybalépéstől számítva 90 nap áll rendelkezésre. Ez a napi munkavégzés mellett, különösen, ha ez egybeesik pl. az év végi zárási feladatokkal, nagyon szoros határidő. Kihívást jelent, ha olyan új rendszeresen végzett tevékenység végzésére kerül sor (pl. alap- vagy vállalkozási tevékenység keretében végzett termékértékesítés és/vagy szolgáltatásnyújtás), amelynek ellátása a szerv életében egy új szabályzat elkészítését indokolja (pl. önköltségszámítási szabályzat).

Szakértő tanácsadóink hathatós támogatást nyújtanak a számviteli szabályzatok írásában, aktualizálásban, amely magába foglalja:

• az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény által előírt szervezeti és működési szabályzatnak a gazdasági feladatokat ellátó szervezeti egység teendőire vonatkozó rész megírását vagy módosítását,
• az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet által előírt, a gazdasági szervezetre vonatkozó ügyrend megírását vagy módosítását,
• az államháztartás számviteléről szóló 4/2013. (I. 11.) Korm. rendelet által előírt szabályzatok megírását vagy módosítását,
• a fejezeti, központi kezelésű előirányzatok, tulajdonosi joggyakorló szervezetek gazdálkodási szabályzatának megírását vagy módosítását.

Számviteli tanácsadás

Évről-évre tendencia, hogy a gazdálkodási szervezetek szakember hiánnyal küzdenek, vagy a szükséges szaktudással bíró szakember rendelkezésre áll ugyan, de az előírások gyakorlati alkalmazásában nincs meg a kellő gyakorlata vagy magabiztossága. A napi munkavégzés, a rendszeres és ad-hoc adatszolgáltatások mellett nem marad elegendő idő a bonyolultabb, összetettebb, esetleg az adott szervezet életében teljesen új gazdasági események számviteli szempontból történő elemzésére, a kapcsolódó feladatok és folyamatok meghatározására. Tanácsadóink ebben tudnak segítséget nyújtani, amely különösen az alábbiakra összpontosul:

Zárási, leltározási folyamatokkal kapcsolatos támogatás:

• feladatok ütemezése,
• a szervezet egészét érintő feladatokat tartalmazó felsővezetői utasítás összeállítása,
• jogszabályi, kincstári előírások, értelmezés, gyakorlati alkalmazásukkal kapcsolatos segítségnyújtás,
• zárás, beszámoló összeállításával összefüggő egyes feladatok támogatása,
• beszámolót alátámasztó leltárak összeállításának támogatása.

Megszűnés, összeolvadás, létrehozás támogatása
Összességében ugyan gyakrabban, de egy-egy szervezet életében nem mindennaposan előforduló esemény, hogy a gazdálkodási szervezet a megszűnés, összeolvadás, új szerv létrehozásával kapcsolatos feladatokkal találja szemben magát. Az előfordulás „gyakoriságából” következik, hogy az ezekkel összefüggő gazdasági események elszámolására, kezelésére vonatkozó jogszabályi előírások ismeretével, gyakorlati alkalmazásukkal kapcsolatban nem feltétlenül áll rendelkezésre a szükséges szaktudás, vagy az elszámolások könyvelésével kapcsolatos magabiztosság. További nehézséget jelent, hogy az államháztartási számviteli elszámolásokra vonatkozó jogszabályi előírások sokrétűek, sok esetben nem tartalmaznak konkrét, egyértelmű szabályokat, emiatt problémát okozhat azok gyakorlati alkalmazása.
Tanácsadóink több ilyen folyamatban részt vettek már, ezért gyakorlatban is tudják támogatni az ezzel kapcsolatos feladatokat.

Szakmai állásfoglalás (jogszabály értelmezés)
Előfordulhat olyan eset, amikor egy olyan gazdasági esemény következik be, amely a költségvetési szerv életében az „első” és ennek kezelésében, elszámolásában van szükség segítségre, de gyakori, hogy a gazdálkodásra, az államháztartási számviteli elszámolásokra vonatkozó sokrétű jogszabályi előírások értelmezése, azok gyakorlati alkalmazása ütközik nehézségbe.

A jogszabályi értelmezési tanácsadási tevékenységünk során sor kerül:

• egy adott kérdéssel kapcsolatban az arra vonatkozó jogszabályi előírások összegyűjtésére, értelmezésére és gyakorlati alkalmazásuk támogatására,
• a jogszabály egyes rendelkezéseinek összefüggésbe helyezése más jogszabályokkal vagy az adott jogszabály többi rendelkezésével,
• egy adott jogszabály módosított szabályainak összegyűjtésére, a módosítás értelmezésére és gyakorlati alkalmazás támogatására,
• bármely más, a szervezet igénye szerinti – előzőekben nem részletezett – feladat végrehajtására, amely iránymutatást ad a költségvetési szervek könyvvezetése, beszámolási kötelezettsége és az ezekhez kapcsolódó jogszabályok értelmezésében és alkalmazásában.